La confidentialité dans les processus RH

Professionnels des ressources humaines qui prennent leur carrière au sérieux démontrent un engagement à préserver la confidentialité des informations des employés et des processus de ressources humaines. Ils comprennent l'importance de la confidentialité et de la façon dont une violation de la confidentialité peut détruire la confiance en milieu de travail. Préserver la confidentialité signifie maintien des fichiers dans un emplacement sécurisé du personnel de manière non autorisées ne peuvent pas accéder aux informations de l'employé. Cela signifie également abstenant de discussions en dehors du département des ressources humaines sur les actions de l'emploi, le statut de salarié et processus RH.

Les dossiers des employés contiennent des données très personnelles et sensibles. Information sur la santé sur les employés doit être maintenu séparément des informations de l'emploi. Un agent de la vie privée désigné est un membre du personnel des RH qui est seul responsable du maintien de renseignements sur les employés protégés par la Loi sur la responsabilité Insurance Portability et de la santé. Matériaux HIPAA protégées comprennent des informations concernant toutes les questions de santé des employés, de la couverture d'assurance pour les dossiers concernant les congés des employés d'absence. Le ministère américain de la Santé et des Services applique les règles HIPAA pour les dossiers de santé des employés.

Un employé ne devrait jamais avoir lieu de se préoccuper de la sécurité des données personnelles. Numéros de sécurité sociale, le salaire et le salaire d'informations, et les dossiers de performance font partie des employé dépose service des ressources humaines gère. Accès à l'information des employés devrait être limité au personnel autorisé qui ont une raison spécifique à examiner, copier ou d'inspecter ces fichiers. Si votre société gère les dossiers des employés électroniques, les configurations de sécurité réseau doivent empêcher l'accès non autorisé à l'information des employés. Les employeurs doivent également s'attendre à des employés pour maintenir la confidentialité dans leurs interactions avec leurs collègues. La plupart des politiques en milieu de travail comprennent un accord de confidentialité. Les accusés de réception signés des employés font partie de leur dossier personnel.

Le personnel des ressources humaines sont généralement en charge des enquêtes en milieu de travail. Les enquêtes commencent aussi informelle, en interne les plaintes des employés concernant des questions telles que les conditions de travail ou des pratiques de travail déloyales. Les enquêtes officielles découlent lorsqu'un employé dépose une plainte auprès d'un organisme d'application, tels que le Employment Opportunity Commission des États-Unis ou d'une égalité de pratiques d'emploi agence d'Etat ou local équitable. Sans exception, toutes les enquêtes des employés - formelles et informelles - doivent être manipulés avec la plus grande confidentialité, dans la mesure du possible. En particulier, tous les processus de ressources humaines qui comprennent des consultations avec l'avocat de la société ou un avocat doivent être confidentielles.