Les lois relatives à l'accès aux dossiers des employés

Dossiers du personnel

• Fichiers d'emploi -, parfois appelés le dossier personnel de l'employé - contenir des documents tels que l'application de l'employé initial pour l'emploi, des informations de contact d'urgence, formulaires d'admissibilité de l'emploi, les évaluations de rendement, les dossiers disciplinaires et de fréquentation et superviseur et le directeur des notes sur la performance, de la formation et des actions en matière d'emploi . Exemples d'actions sur l'emploi sont, promotions et départs. Dans certains cas, le département des ressources humaines maintient un dossier officiel de l'emploi, et le superviseur ou le gestionnaire de l'employé maintient un dossier ministériel. Bien que les deux fichiers doivent contenir des informations pertinentes, les contenus peuvent différer légèrement. Par exemple, un dossier du ministère ne peut pas contenir des copies de tous les documents et de la documentation complète un employé lors de son premier jour de travail, tels que les accusés de réception de politiques et formulaires W-2.

Raison pour Access

• Les employés actuels demandent à revoir leurs fichiers pour assurer le service des ressources humaines est de maintenir des registres précis concernant leur emploi. Si la société procède à des évaluations annuelles de performance, des copies des formulaires d'évaluation pour chaque année, le salarié a été employé devrait être dans le dossier personnel. De même, des records de fréquentation devraient refléter fidèlement les absences des employés, que ce soit pour cause de maladie, de vacances ou des congés. Les anciens employés demandent souvent des fichiers pour obtenir des copies des documents qu'ils peuvent utiliser dans leur recherche d'un emploi futur. Par exemple, si le dossier d'un ancien employé contient les dossiers relatifs à la performance et les réalisations, cette information peut être utile dans la reconstruction d'un curriculum vitae ou la préparation d'une liste de tâches à partager lors d'entretiens avec des employeurs potentiels. Les anciens employés peuvent également demander des copies de leur dossier d'emploi à utiliser dans le dépôt d'une plainte contre un employeur.

Politique de l'employeur

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  Beaucoup d'employeurs ont des politiques en milieu de travail concernant la libération des dossiers des employés. Les politiques en milieu de travail varient selon les types de documents disponibles pour inspection et de reproduction employé, et certaines sociétés désignent heures chômés que le seul moment durant lequel les employés peuvent passer en revue les dossiers du personnel. Les employeurs qui ont des politiques sur ce sujet consacrent généralement une section dans le manuel de l'employé sur la façon d'accéder aux dossiers. Une politique bien écrit décrit les étapes nécessaires pour examiner les dossiers, quels types de dossiers les employés ont accès, lorsque les employés peuvent consulter leurs dossiers et les frais de photocopie des documents contenus dans le dossier personnel de l'employé.

Employeur Obligation

• Selon la loi fédérale, les employeurs du secteur privé ne doivent pas fournir des copies des dossiers d'emploi aux employés actuels ou anciens. La décision de libérer des fichiers est basé sur la politique de l'entreprise et, dans certains cas, le droit de l'Etat en matière d'accès aux dossiers du personnel. Beaucoup d'employeurs voient l'avantage de se conformer aux demandes des employés, cependant. Refuser l'accès aux fichiers de l'emploi ne peut soulever des questions que l'employeur peut ne pas vouloir répondre. Si les employeurs à maintenir les dossiers du personnel qui contiennent des informations précises qui a été publié précédemment aux employés, il devrait y avoir aucun doute quant à savoir si l'information peut être libéré après que l'employé quitte l'entreprise. En toute bonne foi, de nombreux employeurs fournissent l'accès des employés aux dossiers du personnel. Cette pratique fait preuve de transparence au sujet des politiques et des dossiers d'emploi.

  Les lois d'accès à l'accès des employés aux dossiers du gouvernement fédéral en matière d'emploi font partie de la Loi sur la protection fédérale de 1974- le Bureau américain de la gestion du personnel est l'organisme généralement responsable de salariés dossiers du personnel fédéral. Les États individuels traitent les demandes des employés pour l'accès aux dossiers du personnel.

Lois de l'État

• Certains Etats ont des lois qui permettent l'accès des employés aux dossiers du personnel. D'autres Etats sont silencieux que les salariés actuels et anciens peuvent réviser ou de matériaux de personnel de photocopie. Dans la plupart des cas, les employés - actuels ou anciens - qui ont été impliqués dans les enquêtes en milieu de travail ne peuvent pas voir les enregistrements relatifs aux enquêtes. Ces documents ne devraient pas être conservés dans le fichier de l'emploi de toute façon. Ils doivent demeurer sous la garde du département des ressources humaines et seul le personnel des ressources humaines responsable de l'enquête devraient avoir accès aux documents d'enquête.

Accès limité

• États qui ont des lois sur l'accès des employés aux dossiers du personnel peut obliger les employés à soumettre une demande écrite, et certaines lois autorisent les employeurs à limiter l'accès à certains matériaux. La loi californienne, par exemple, exige que les employeurs pour permettre l'accès des employés actuels et anciens à leurs fichiers dans les 21 jours suivant la réception d'une demande de l'employé. Les employeurs qui ne respectent pas la loi californienne de l'Etat sur cette question sont passibles de sanctions, les amendes et les jugements de poursuite civile pour refuser l'accès aux dossiers des employés. Missouri, d'autre part, ne dispose pas d'un état de droit qui exige l'accès à son dossier personnel d'un employé.