Qu'est-ce que la gestion de l'enregistrement de l'employé?

La protection des consommateurs

• Les lois fédérales protègent le droit d'un individu à la vie privée et la protection contre la divulgation non autorisée de renseignements personnels. L'une des pièces importantes de renseignements personnels recueillis par les employeurs est numéro de sécurité sociale d'un employé (SSN). Les employeurs utilisent le SSN pour déclarer les gains d'un employé, y compris les charges sociales et les contributions FICA. En contrôlant qui a accès à des dossiers papier et de fichiers électroniques contenant SSN d'un employé et d'autres informations personnellement identifiables, un employeur gère les dossiers et empêche la fraude.

La prise de décision

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  La gestion des dossiers du personnel comprend des procédures opérationnelles standard. Par exemple, un employeur développe un protocole pour le traitement de chaque type de dossier de l'employé. Les employés ont besoin d'un protocole standard pour décider quelles sont les informations à enregistrer, jeter ou de conserver pour chaque enregistrement.

Attribution de rôle

• Personnel de la technologie de l'information aident l'employeur à la gestion des dossiers en contrôlant les rôles des employés dans le système d'information de leur organisation. Par exemple, par attribution de rôle, un programmeur informatique peut autoriser que les personnes ayant un besoin de l'entreprise pour voir la SSN de l'employé quand ils se connectent au système d'information.

Stockage

• La gestion des dossiers exige aussi le stockage physique adéquate. Par exemple, les employeurs doivent tenir des dossiers des employés, tels que les registres de paie, de se conformer aux lois fédérales. De tenir des registres, les employeurs doivent choisir comment les stocker et de prévenir les dommages à long terme ou de la destruction. Les employeurs doivent fournir des espaces où les dossiers papier sont exempts du feu et les dégâts des eaux. Une zone de stockage de fichiers doit également être verrouillé pour empêcher tout accès non autorisé.