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Types de systèmes de gestion des documents

La gestion des dossiers est une fonction administrative qui maintient les dossiers d'une organisation. Il comprend la gestion des documents grâce à des politiques de conservation, le classement, le stockage, la conservation et la destruction. Un enregistrement peut être tangibles, tels que le papier et les microfilms, ou consister simplement de l'information numérique stockée électroniquement. La plupart des organisations modernes stockent la majorité de leurs documents sous forme numérique.

Document Management System

  • Un système de gestion des documents favorise la création, la recherche et le partage d'informations. Il prend généralement la forme de logiciels d'entreprise et aide à l'organisation et la diffusion de la base de connaissances de l'organisation. Un DMS dispose d'un accès facile aux données pertinentes et facilite l'exploitation minière de l'information. Il comprend souvent des caractéristiques de sécurité. La sécurité est importante pour conserver les données d'une organisation critiques et les secrets d'affaires, et des fonctions de sécurité DMS servent également à protéger les données d'information de l'utilisateur et personnelles des clients.

Système de gestion de contenu




  • Un système de gestion de contenu comprend les règles, les procédures et les processus utilisés pour gérer le flux de travail pour une organisation. Un avantage d'un CMS est la capacité des utilisateurs finaux de collaborer sur la création et la révision de documents. Les organisations utilisent un CMS comme stockage de données centralisée. L'accès centralisé aux documents fournit une plate-forme pour les utilisateurs finaux de contrôler, réviser, publier et ajouter des commentaires. Un CMS facilite également la communication entre les utilisateurs.

Système de gestion de bibliothèque

  • Un système de gestion de bibliothèque est un système de planification des ressources d'entreprise pour une bibliothèque. Il est utilisé pour le suivi des éléments individuels et des comptes d'abonnés, et de surveiller toute la collection d'une bibliothèque. Le LMS est constitué d'une base de données centralisée et une méthode pour les clients et du personnel d'interagir avec le système. Personnel de la bibliothèque ont accès à des fonctionnalités qui inclut les acquisitions, le catalogage et la circulation. Abonnements à des périodiques sont également suivies des LMS.

Système d'imagerie numérique

  • Systèmes d'imagerie numérique permettent aux entreprises la capacité de capturer, stocker et distribuer un nombre énorme de dossiers sur les réseaux électroniques. Dans le passé, les entreprises comptaient sur papier et microfilms pour le stockage. A DIS accélère le processus de recherche et de récupération de documents et renseignements. Les organisations peuvent économiser de l'espace de stockage considérable en raison de la diminution de la nécessité pour les classeurs et autres périphériques de stockage. La diffusion en ligne des données et la capacité à intégrer avec d'autres systèmes de gestion de l'information est le principal avantage d'un DIS.

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