Raisons d'y aller sans papier

Les documents papier et fichiers prennent de la place dans les maisons et les bureaux. Libérer cet espace en utilisant un système de gestion de documents numériques. Numériser des documents et les envoyer ou de les stocker électroniquement. Utilisez l'espace de houseroom ou au bureau enregistré sur le stockage du papier pour le bureau supplémentaire ou espace de vie.

Stockage de documents et de courriels électroniquement peut gagner du temps. Fournir les documents ont été enregistrés avec des titres clairs, les descriptions et dates, trouver l'information peut être beaucoup plus rapide avec un sans papier, système électronique que de chercher dans des classeurs pour les documents papier. Stockage de documents par voie électronique les rend également plus accessibles. Si vous avez besoin d'envoyer un document, il est plus facile et plus rapide de l'envoyer par courriel en pièce jointe à trouver et poster.

Papier coûte de l'argent et ainsi de faire des imprimantes et des cartouches d'encre. Le stockage et l'envoi de documents dans un système sans papier fait disparaître la charge de l'impression des documents sur bureau ou à domicile ordinateurs et imprimantes. Économies sur papier et fournitures imprimante récupère rapidement l'investissement initial pour le stockage électronique ou les systèmes de gestion de documents. Dans les entreprises, des économies de temps de systèmes dématérialisés peuvent améliorer la productivité du personnel.

Stockage de documents par voie électronique peuvent être plus sécurisé, fournissant le système de gestion de documents ou d'un ordinateur de stockage est correctement protégé par des mots de passe de sécurité. Laissant les dossiers papier contenant des renseignements personnels ou financiers qui traînent, ou même stockés dans des classeurs, pose un risque de sécurité. Les systèmes de gestion de documents permettent aux utilisateurs de créer des paramètres de sécurité et d'autoriser l'accès aux documents pour les personnes spécifiques.

Dans un environnement des affaires, les systèmes de gestion de documents dématérialisés peuvent améliorer le service à la clientèle. Systèmes de documents électroniques permettent aux utilisateurs d'accéder à l'information à la clientèle plus rapidement et plus efficacement que les documents papier. Cela peut accélérer les commandes des clients pour des produits ou services d'une entreprise et permettra à l'entreprise de répondre plus rapidement aux demandes des clients.