Méthodes d'élimination appropriées pour les documents juridiques

Délai

• Les avocats sont mandatés pour tenir sur les dossiers des clients pendant sept ans avant de pouvoir en disposer, par loi de l'État de New York et le droit de l'État du Massachusetts, et six ans dans le New Hampshire. Vérifiez avec le barreau de votre état pour savoir combien de temps vous devez conserver les fichiers clients avant de vous pouvez les jeter. A défaut de suivre ce protocole vous met en violation de la loi.

Considérations

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  Lorsque la fermeture d'une affaire, déterminer quels sont les documents que vous devez garder et quels documents appartiennent à votre client. Matériau du procureur généré appartient au dossier de l'affaire, tandis que les matières le client introduit, ou d'un matériau qui ne se rapportent pas directement à la question juridique, appartient au client. Essayer de se débarrasser de matériel que vous ne devez garder à l'issue de l'affaire pour économiser l'espace de stockage.

Élimination

• Déchiquetage des documents protège la vie privée et empêche quiconque de assemblant ou de voler carrément les fichiers ferraillé. L'Association du Barreau New Hampshire recommande le protocole suivant: Avant de disposer de fichiers, communiquez avec le client et leur faire savoir, puis de leur donner la possibilité de récupérer les matériaux de vous. Si vous ne recevez pas le client, publier un avis juridique dans votre journal local que vous serez déchiqueter les dossiers de certaines années (mais ne pas publier les noms). Une fois que vous avez donné l'avis approprié, faire une liste des documents que vous êtes jeter, déchiquetez les originaux et de maintenir la liste de défausse.

Considérations

• Ordinateurs rendre la génération et le stockage plus facile de documents, et vous pouvez avoir à la fois papier et des copies électroniques de documents. Il n'y a pas besoin de garder les deux. Déterminez si vous souhaitez conserver les fichiers électroniques et de déchiqueter les ceux en papier, ou de nettoyer l'ordinateur et de garder des dossiers papier. Si vous envisagez de tenir des dossiers électroniques sur ceux en papier, vous devriez avoir un bon système de sauvegarde en place afin que vous puissiez répondre aux exigences de votre état de conservation juridique approprié.