La gestion des dossiers est l'organisation, le stockage et l'archivage des documents, à la fois électronique et papier. Les systèmes de gestion des dossiers ne sont pas toujours les fonctions de base des entreprises et des organisations, mais ces systèmes sont essentiels au bon fonctionnement d'une entreprise. Mauvaise gestion des documents a des effets très négatifs, à la fois légalement et pour le bien-être de votre organisation. À la suite de règlements de tenue de documents fédéraux, les organisations commencent à prendre au sérieux la gestion des dossiers.
Inefficacité affaires
Mauvais résultats de gestion des documents à passer trop de temps à localiser les fichiers égarés. Égarer fichiers et documents importants peut subir des pertes en termes de consacrer des ressources à la recherche de ces fichiers. La satisfaction du client sera également compromise si vous ne pouvez pas accéder à l'information rapidement et de répondre aux besoins des clients. Un retard dans les opérations commerciales peut également résulter d'une mauvaise Records- par exemple, lorsque le traitement des chèques, payer des impôts, obtenir des déclarations de revenus et la gestion des stocks.
Défaut de conformité
Mauvaise gestion des documents vous expose à des conséquences juridiques, en raison de la non-conformité avec les règlements fédéraux sur la gestion des dossiers. Il ya beaucoup de pièces de la réglementation concernant les dossiers Management- par exemple, les Sentencing Guidelines gestion de l'information de conformité US fédérale exige que vous mettez un programme de gestion des dossiers adéquate en place dans votre organisation. Les lois Sarbanes-Oxley entreprises doivent aussi tenir des registres financiers à des fins de vérification.
Mauvaise gestion prise de décision
Les décisions de gestion sont prises en référence aux dossiers de l'entreprise. Cela signifie que sans les documents appropriés, une organisation risque de prendre des décisions infondées entraînent des pertes, la corruption et la mauvaise gestion. Bons dossiers sont directement liées à l'augmentation de la transparence et de la gouvernance d'entreprise efficace.
Informations spirale
Selon une étude intitulée "Worldwide Email utilisation Forecast, 2002-2006: savoir ce qui est sur votre route," le nombre de messages envoyés par jour est passée de 31 milliards en 2002 à 60000000000 ici 2006. Avec ce montant de l'information électronique, mauvaise gestion des dossiers peut facilement submerger la capacité d'une organisation. La surcharge d'information apportera une organisation à une impasse. Une bonne gestion, d'autre part, garantit que les informations sont conservées dans le contrôle.