Archivage de documents est le stockage de documents qui ne sont plus en service actif, mais les organisations ont besoin de garder cette documentation comme un type de document historique. Généralement, les organisations et les entreprises archiver des documents, mais les individus peuvent également archiver la documentation pour diverses raisons. Une série de considérations et de méthodes associer à l'archivage de documents. Dans certains cas, une organisation aura un ensemble de politiques bien définies pour gérer la documentation, dans lequel l'organisation décrit une procédure d'archivage. Les organisations peuvent archiver différents types de médias, y compris électronique, avec une relative facilité.
Objectif
Organisations archiver des documents pour une variété raisons, dans la plupart des cas relatifs à l'objectif global ou le rôle de l'organisation. Souvent, les organisations archivent la documentation car il est d'une importance culturelle ou historique. Alternativement, une entreprise peut avoir une raison juridique ou financier pour garder un dossier de documentation fiable passé, pour laquelle l'archivage est la méthode de gestion plus efficace.
Considérations
Toute organisation ayant un besoin pour l'archivage de documents doit examiner attentivement ses procédures. Décider de ce que la documentation doit être archivé, à la fois en termes d'opérations passées et en cours, est naturellement la principale considération. Pour la documentation en cours une organisation produit, l'organisation peut arriver à une sorte de planification pour l'archivage. Méthodes d'archivage varient également, et l'avance de la technologie informatique a mis en place une multitude de nouveaux outils, offrant des solutions efficaces et rentables dans de nombreux cas.
Outils
En 2011, des outils logiciels pour l'archivage de documents ont augmenté, donnant aux organisations plus de possibilités pour archiver à un coût inférieur. Les organisations peuvent utiliser l'archivage du logiciel comme un outil, non seulement pour les documents qu'ils stockent sous forme électronique, mais aussi pour la documentation papier et d'autres médias. Les organisations peuvent numériser ou convertir les éléments non-numériques pour le stockage sous forme électronique, ce qui réduit la quantité d'espace physique requis pour la tenue de dossiers efficace.
Risques
Les risques sont inhérents à tout système d'archivage de documents, et les organisations doivent tenir compte de ces quand ils créent politique d'archivage organisationnelle. L'avantage de conserver la documentation sous forme électronique est valable uniquement si les archives sont sécurisées. Les organisations doivent donc employer des mesures adéquates pour protéger la stabilité et la sécurité d'une archive, les outils et services d'archivage adresse de différentes manières.
Avantages
Les avantages d'avoir un système d'archivage de documents efficaces ont augmenté avec l'avènement de solutions technologiques. Les documents électroniques occupent l'espace physique moins et, dans certains cas, peut même ne pas résider dans les principaux locaux d'une entreprise ou organisation. Par exemple, certaines organisations peuvent utiliser un service de gestion de document externe. Un autre avantage d'utiliser des documents électroniques est que les organisations peuvent facilement et rapidement rendre le contenu archivé disponible lorsque requis, souvent dans un format électronique consultable.