Dans les petites organisations, les responsabilités de gestion de bureau peuvent tomber entièrement sur un seul individu, comme un coordonnateur de bureau ou gestionnaire de bureau. Dans les grandes organisations, la gestion de bureau est généralement un effort d'équipe supervisé par le gestionnaire de bureau et facilitée par les réceptionnistes, les assistants administratifs et les commis de dépôt. Gestion de bureau implique un volume élevé de coordination avec le personnel, la gestion, les fournisseurs et les clients pour accomplir les tâches qui sont cruciales pour l'ensemble des opérations de l'Office.
Espace de travail
Le chef de bureau supervise l'espace physique réel du bureau, y compris l'aménagement de bureaux et où chaque département se trouve. Quand une nouvelle pièce d'équipement de bureau est amené dans le bureau, un nouvel employé a besoin d'un espace de travail, ou le bureau est en cours de rénovation, le directeur du bureau est chargé de coordonner les exigences spatiales. Le chef de bureau a également un accès exclusif à des éléments archivés tels que les fichiers obsolètes qui peuvent être gardés dans le stockage soit hors ou sur site.
Fournitures
Gestion de bureau est responsable de la budgétisation et de la distribution de fournitures de bureau. Gestion de bureau reçoit et approuve les ordres d'achat du personnel lorsque de nouvelles fournitures sont nécessaires puis passe des commandes avec les fournisseurs d'approvisionnement. Gestion de bureau est le premier point de contact pour les fournisseurs et est responsable de maintenir une relation avec les fournisseurs au nom du bureau et la négociation du prix le plus bas.
Systèmes de classement
Dossiers de bureau, y compris les dossiers des employés, des fichiers de fournisseurs et d'autres documents importants relatifs à l'organisation sont créés et entretenus par la gestion du bureau. Un ou plusieurs membres de la direction du bureau auront habituellement une clé pour le système de classement de l'organisation et, souvent, être appelés par la direction générale pour récupérer des fichiers spécifiques.
Assistance exécutif
Dans les organisations qui ne emploient pas les assistants de direction, soutien de la direction tombe habituellement sur la gestion de bureau. L'aide exécutif comprend des responsabilités que la gestion des itinéraires exécutifs, la correspondance et organise hébergement de voyage et des rencontres.
Politiques de bureau
Le gestionnaire de bureau est généralement responsable de la création, le maintien et la diffusion des politiques de bureau pour assurer qu'ils sont communiqués à tous les employés. Le chef de bureau distribue des avis de politique par des moyens tels que le courrier électronique, l'intranet de bureau et des notes sur papier.
Événements
Événements du personnel comme la fête de Noël ou d'été pique-nique annuel sont coordonnés par la gestion du bureau. Les responsabilités connexes comprennent la réservation d'un lieu de la manifestation, le suivi RSVP, se procurer des rafraîchissements, de la publicité de l'événement pour le personnel, et la configuration de l'événement et prendre vers le bas.
Paie
Parallèlement le service comptable d'une organisation, la gestion de bureau peut être responsable de la paie du personnel, y compris le suivi des heures des employés et des vacances, des congés de maladie et les rapports de dépenses des employés.