Un résumé de l'emploi et une description pour une secrétaire

Secrétaires travaillent souvent pour gérer les communications et l'information dans les bureaux. Ils déposent également des documents papier et électroniques. Ils planifier, coordonner et organiser des rencontres et Voyage. Ils peuvent également gérer des arrangements pour les clients de l'entreprise.

Secrétaires utilisent différents types de machines de bureau dans leur travail, y compris les téléphones multi-lignes, l'équipement de vidéoconférence, des ordinateurs personnels, des télécopieurs, scanners et photocopieurs. Ils utilisent des ordinateurs pour écrire des lettres, créer des tableurs et bases de données, des présentations de conception, effectuer des recherches sur Internet et rédiger des rapports. Lorsque les machines de bureau a besoin de dépannage, ils peuvent isoler ou de résoudre le problème ou appeler un technicien pour le résoudre.

Secrétaires également achètent souvent des fournitures pour le bureau et l'entreprise, organiser et gérer les zones de dépôt ou entrepôts, et de faire l'inventaire des fournitures. Ils peuvent également récupérer des données et des fichiers à partir d'un certain nombre de sources lorsque l'information est nécessaire. Depuis plus d'automatisation dans l'environnement de bureau est disponible aujourd'hui que dans le passé, les secrétaires peuvent plus facilement supportent plus d'un membre du personnel.

Secrétaires ont beaucoup de titres différents. Les secrétaires de direction et les adjoints administratifs fournissent un soutien à un niveau élevé. Ils travaillent généralement pour la gestion supérieure de l'organisation. Ils gèrent des informations plus que ce qu'ils font des tâches de bureau. Ils peuvent également superviser d'autres tâches de bureau. Ils peuvent rédiger des ordres pour des réunions ou des rapports d'examen de la distribution. Les secrétaires juridiques et médicales ont connaissance des processus et le vocabulaire liés spécifiquement à ces industries. Les assistants virtuels travaillent pour eux-mêmes pour fournir une assistance administrative aux professionnels. Ils travaillent souvent à la maison, en utilisant les machines téléphoniques, Internet et fax.

Secrétaires travaillent habituellement dans les bureaux des entreprises, des organismes sans but lucratif dans, les organismes gouvernementaux, les écoles et les hôpitaux. Ils sont assis dans une grande partie de leur journée et utilisent un ordinateur. Ils peuvent éprouver syndrome du canal carpien de taper beaucoup de la journée, ainsi que la fatigue et le stress. Ils travaillent généralement à temps plein, mais certains à temps partiel de travail ou ont des postes temporaires.

Un diplôme d'études secondaires est la seule éducation requis pour de nombreux emplois de secrétariat d'entrée de gamme. Savoir utiliser un ordinateur, le type, écrire et communiquer sont importantes pour tous les secrétaires. Ils devraient également savoir comment utiliser des logiciels informatiques, tels que l'éditique, bases de données et les tableurs. Compétences et la certification Office peuvent également être acquis en participant à une école professionnelle ou un collège communautaire pour un an ou deux. Agences de travail temporaire également offrent souvent une formation dans le bureau et les compétences informatiques. Pour devenir secrétaire juridique ou médicale, un secrétaire doit suivre un programme de formation spécifique à cette industrie. Secrétaires de niveau supérieur ont souvent besoin d'un diplôme d'études collégiales. Un liées à l'industrie le secrétaire veut travailler dans est particulièrement utile. En général, les secrétaires devraient être motivé, capable de gérer des questions confidentielles de manière appropriée, avoir de bonnes compétences en gestion du temps et des priorités, et être organisées. Secrétaires peuvent également demander une certification par des organismes comme l'Association internationale des professionnels de l'administration, juridique secrétaires International, Inc., Virtual Assistants Association internationale (IVAA) et l'Association nationale des secrétaires juridiques (NALS), Inc.

Le salaire annuel moyen d'un secrétaire (sauf domaines juridique, médical et exécutif) de mai 2009, selon le Bureau of Labor Statistics, est 31 060 $, ou 14,93 $ l'heure. Les secrétaires médicaux gagnent un salaire annuel moyen de 31 450 $, ou 15,12 $ par heure. Secrétaires exécutifs gagnent en moyenne 44 010 $ par année, ou 21,16 $ l'heure. En mai 2008, le Bureau of Labor Statistics indique que le salaire annuel moyen d'un secrétaire juridique est 39 860 $.