Importance de la documentation de l'employé

Recrutement et sélection

• Même si votre processus de recrutement et de sélection commence par la soumission de demande en ligne par l'intermédiaire d'un système de suivi des candidats, la documentation est encore une composante importante du processus d'embauche. Au minimum, le processus d'embauche comprend préliminaires projections téléphoniques, des entretiens en face-à-face et des évaluations de l'intervieweur. La documentation est essentielle à ce processus - de prendre des notes pendant les entrevues personnelles est pratiquement une exigence pour aider à prendre une décision d'embauche sage. En outre, si vous voulez passer le long des qualifications d'un candidat à un autre gestionnaire d'embauche, il permet de partager vos notes d'entrevue. Les notes d'entrevue contiennent vos évaluations et des opinions personnelles. Par conséquent, à moins que les notes de la procédure de recrutement et entretien contiennent les résultats des tests ou reprennent certains faits concernant ensemble de compétences de la candidate, ce type de documentation ne devient pas habituellement partie du dossier personnel. Surtout, la documentation de l'employé justifie également l'admissibilité de l'emploi.

Formation et perfectionnement des employés

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  Documenter le rendement des employés est importante pour maintenir la satisfaction au travail, la productivité et l'engagement. Votre système de gestion de la performance comprend un certain nombre de composants, tels que les descriptions d'emploi, la rétroaction informelle, la formation, des mesures disciplinaires et des évaluations de rendement annuelles. Tous ces éléments exigent documentation de votre système de gestion de la performance pour rester sur la bonne voie. Le manque de documentation est proche de manque de communication dans ce domaine. Les employés dépendent de la rétroaction à inspirer la motivation et remonter le moral des employés. Sans documentation, les employés ne disposent pas des outils nécessaires pour répondre aux attentes de l'employeur.

Avantages et compensation

• La documentation des employés est un élément essentiel de votre structure de rémunération et les avantages sociaux. Sans ce type de documentation, il est impossible de suivre les salaires des employés, les augmentations au mérite, des primes de fin d'année et les déductions obligatoires et volontaires. Documentation maintient également employé l'état des avantages, tels que les options de soins de santé, personnes à charge et comptes de dépenses flexibles. Les dossiers de la division de la paie beaucoup de la documentation de l'employé dans ce Area- cependant, votre agent de la vie privée a un accès exclusif à tous les documents médicaux liés à préserver le caractère confidentiel des renseignements sur les employés.

Fin de l'emploi

• Lorsque le mandat d'un employé avec la compagnie arrive à sa fin, la documentation est extrêmement important. Peu importe la raison, vous devez préparer et de déposer les documents qui documente cette action de l'emploi. Si vous résiliez un employé, documentation justifier votre décision. Évacuation des employés liés à une mauvaise performance, les violations de politiques ou de faute grave exiger des documents pour soutenir la cessation d'emploi involontaire. Si l'employé décide de déposer une plainte pour congédiement injustifié, la documentation permet de protéger vos actifs de la société si la plainte dégénère à des litiges. Si un employé prend sa retraite ou démissionne, la documentation est nécessaire pour la poursuite des prestations de santé et le revenu.