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Exigences de conservation des dossiers du personnel

La conservation des dossiers des employés et la tenue de registres sont deux des aspects les plus importants de la gestion d'une entreprise prospère. En outre, la non-conformité avec les lois fédérales et provinciales relatives aux dossiers d'emploi est un dilemme aucun employeur attend avec impatience de rencontrer. Par conséquent, le personnel des ressources humaines sont responsables de rester au courant des lois et règlements relatifs aux dossiers des employés, de la documentation et de l'information du personnel de protéger les actifs de l'entreprise et de justifier les actions de l'emploi.

Dossiers d'emploi liés à l'impôt

  • Le revenu des services internes établit des règles pour retenir la documentation de l'emploi. Dans les salariés ou d'employeurs événements doivent données historiques pour examiner les impôts payés au nom des employés ou pour Classement incorrect ou des paiements de revenus manquantes corriger, l'accès aux dossiers des employés est cruciale. IRS Publication 583 adresses de plusieurs exigences de tenue de registres, y compris les lignes directrices pour la conservation des dossiers dans le cas de la réconciliation de paiement de l'impôt. Les dossiers des employés contenant les paiements d'impôts doivent être conservés pendant quatre ans à compter de la date les taxes sont payables ou effectivement payé. Publication 15 contient une liste exhaustive des dossiers d'emploi supplémentaires qui doivent également être conservés pendant quatre ans. Les exigences de rétention comprennent les salaires des employés, des conseils, des pensions et en rente contact employé infos W-2 copies et retournés W-2 formes-et paiements versés aux employés pour le temps malade.

Politique OEE dossiers d'emploi




  • La Commission US Equal Employment Opportunity (EEOC) applique les lois du travail et de l'emploi qui interdisent la discrimination fondée sur la race, la couleur, le sexe, l'origine nationale, la religion, l'information génétique et le handicap. Une division de l'EEOC exige également certains employeurs de déposer un rapport annuel de l'OEE-1 qui fournit des chiffres globaux pour les employés, triées par race, la catégorie d'emploi et le sexe. Le rapport de l'OEE-1 est basé sur les dossiers de recensement des employés et les formes de l'OEE volontaires effectuées par les employés au cours du processus de sélection. En outre, il ya des cas où les employés déposent des plaintes formelles de pratiques de travail déloyales avec l'EEOC. Aux fins de la conservation des preuves relatives à la demande de l'employé, directives de l'EEOC obligent les employeurs à maintenir les dossiers d'emploi pour la durée de la plainte litiges en cours ou. Dans des circonstances normales, toutefois, les employeurs sont tenus de conserver les relevés d'emploi pour un an à partir de la date de création de l'enregistrement.

Fair Labor Standards Loi sur le casier

  • Le Département américain du Travail, salaires et Hour Division applique la Fair Labor Standards Act (LSF), qui impose montants fédéraux du salaire minimum, des dispositions supplémentaires, le travail des enfants et les dossiers de classification des employés liés à exempter et de l'emploi nonexempt. Emploi conservation des dossiers varie selon le type et le contenu du dossier de l'employé. Dossiers concernant les renseignements des salaires en commençant par les salaires initiaux et et y compris les ajustements de salaire ultérieures doivent être conservés pendant deux ans- cependant, des exigences plus vastes appliquer à un plus large éventail de dossiers d'employés. Les documents qui doivent être conservés pendant trois ans sont constitués de renseignements personnels des employés, les taux de salaire, les primes, les déductions, temps et barèmes de rémunération, et de l'occupation ou de la catégorie d'emploi.

Sécurité au travail records

  • Les lois régissant le maintien de la sécurité, blessures et les décès en milieu de travail rapports sont appliquées par le sécurité et la santé Administration américaine au travail (LSST). Personnel des ressources humaines qui maintiennent journaux OSHA sont chargés d'identifier tous les incidents qui se rapportent à la sécurité des travailleurs. OSHA journaux doivent être précis et, en outre, doit être maintenue pendant une longue période de temps. Cinq ans à partir du moment de la blessure ou incident, un spécialiste de la sécurité et des risques doit conserver des dossiers liés à la cause, l'ampleur et la résolution de la blessure ou de décès. Ces documents sont disponibles pour les inspecteurs de l'OSHA à revoir à tout moment, étant donné un préavis raisonnable.

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