Combien de temps pour tenir des registres après fermeture de l'entreprise

Les raisons de la tenue des dossiers

• Les organismes gouvernementaux, tels que l'Internal Revenue Service et les départements de trésorerie de l'Etat, sont les entités les plus probables qui pourraient demander divers documents d'entreprises passés. Garder tous les types de documents liés aux entreprises sera précieuse si le besoin se fait sentir de justifier les allégations, les transactions et informations déposées sur les déclarations fiscales. Bien qu'il y ait une loi de prescription sur de nombreuses questions d'affaires dans certains cas comme une enquête de fraude ou d'autres actions civiles ou pénales engagées contre une société, les dossiers d'entreprises passés peuvent être nécessaires quel que depuis longtemps les événements se sont produits. Vous ne savez jamais quand les anciens enregistrements d'affaires peuvent être utiles, il est donc conseillé de garder tous les dossiers de l'entreprise aussi longtemps que cela est faisable. Cela dit, il existe des directives générales quant à la durée de conservation des documents communs.

Point périodes de détention spécifiques

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  De la date de dépôt, maintenez les chèques annulés, les bordereaux de dépôt bancaires, relevés de cartes de crédit et les grands livres généraux pendant au moins trois ans. Maintenez les relevés bancaires, les registres d'inventaire, des factures, des records de ventes, rubans de caisse enregistreuse, W-2s, 1099s, et d'autres documents de déclaration fiscale pendant au moins six ans. Si votre entreprise a été créée en tant que société, des états financiers mensuels et trimestriels pendant au moins trois ans.

Enregistrements à conserver indéfiniment

• Le personnel du magasin-liés paiements et des documents associés, tels que l'indemnisation des travailleurs, les dossiers de retraite et des employés des retenues d'impôt sur le revenu, aussi longtemps que vous le pouvez. Si un passé dossiers des employés de la société pour les prestations de chômage, applique pour un nouvel emploi, ou a des questions remontant à son temps de travail, ayant ces dossiers accessibles sera le plus précieux. Tous les documents liés à l'entreprise devraient être conservés indéfiniment, même si la société est plus en affaires. Ces documents comprennent le certificat de constitution, le conseil des minutes de la réunion des administrateurs, des contrats de travail, les transactions boursières, brevets et marques, et tous les documents liés aux tribunaux. Registres des actifs et des comptes débiteurs et créditeurs société doivent être conservés. Le statut de l'IRS de prescription est de trois ans à compter de la date de dépôt des formulaires d'impôt dans laquelle à un audit des rendements. Comme mentionné, toutefois, tenir des registres prouvant revenu et les déductions doivent être conservés indéfiniment si possible.

Entités qui peuvent Demandez passées records

• Les organismes fédéraux qui sont les plus susceptibles de demander des informations du document passé sont l'Internal Revenue Service, le ministère du Travail, l'Administration de la sécurité sociale, l'Equal Employment Opportunity Commission et de l'Immigration et de la naturalisation. Records pour les organismes d'État, tels que la division de la fiscalité et les municipalités locales devraient également être conservés aussi longtemps que possible, même après que l'entreprise a cessé ses activités. Stocker des fichiers dans un endroit sûr, de préférence dans un endroit protégé contre les incendies, les inondations, le vol et la perte. Autres Quelqu'un d'autre que vous-même devrait également savoir où ces dossiers importants sont conservés.