Quels sont les documents d'un dossier de ressources humaines contient-il?

Conserver les informations que les détails de la candidature de l'employé avec votre entreprise, mais gardez toute information qui ne concerne pas la procédure d'embauche réelle de ce dossier de candidature. Incluez vos exigences de l'emploi, des copies de vos annonces et les références des employeurs précédents "Help Wanted". Si vous avez récupéré la cote de crédit du candidat ou si le candidat soumis à des tests de dépistage dans le cadre de votre processus de recrutement, d'inclure des informations indiquant si oui ou non le candidat a passé, mais ne gardez pas les rapports réels de ces tests dans le dossier.

Au moment de l'embauche, vous collecterez des I-9 formes de vos employés. L'employé doit signer ce formulaire et fournir la documentation requise qui prouve qu'il est légalement autorisé à travailler aux États-Unis. Vous devez vérifier la documentation et signer le formulaire. Gardez la forme et des copies de la documentation applicable dans le fichier. Rien d'autre dans ce dossier d'admissibilité de l'emploi place, car il doit être facilement accessible si les autorités du ministère de la Sécurité intérieure, Department of Labor ou ministère de la Justice doivent inspecter. Vous devez garder cette information confidentielle.

Détail du temps vos employés ont passé avec votre entreprise dans leurs dossiers d'emploi. Gardez des détails sur les mesures disciplinaires, y compris les avertissements et suspensions pour comportement inapproprié. Maintenir tous les documents nécessaires, y compris les actions que vous avez prises pour corriger le comportement. Ce dossier est l'emplacement de stockage des documents qui prouvent que vos employés sont au courant des règles et réglementations de votre entreprise, avec des accords tels que les contrats de travail, les promesses de confidentialité et de non-concurrence garanties. Enregistrer des copies des certificats et des transcriptions de la formation de vos employés ont reçu. Tenir des registres des évaluations d'emploi, de récompenses et bonus que vous récompensés pour leurs bonnes performances.

Maintenir des dossiers confidentiels - y compris les dossiers médicaux - sous clé, ce qui rend le personnel que seules les personnes autorisées ont accès à l'information. Si vous avez des dossiers de l'état ou d'invalidité médicale d'un employé, assurez-vous garder cette information sécurisé et séparé des autres dossiers du personnel dans un dossier médical. Si l'employé a une urgence médicale, vous pouvez mettre cette information à la disposition des travailleurs de la santé qui tentent de l'aider. Si la loi l'exige, les responsables gouvernementaux peuvent voir le fichier, comme les fournisseurs peuvent d'assurance si elles nécessitent des examens médicaux.

Vous devez tenir des registres dans un dossier de cessation d'emploi pour une durée déterminée comme dirigé par les lois fédérales, même après vos employés ne travaillent plus avec vous. Si vos employés intentent des procès contre vous, ou si vous pensez que l'on pourrait être déposé, de préserver tous les documents pertinents alors que le procès est en cours. Après le laps de temps nécessaire est écoulé, éliminer correctement les documents de sorte qu'ils ne sont pas utilisés à mauvais escient. Si vous avez des documents électroniques, assurez-vous que le personnel autorisé supprimer les enregistrements.