Les procédures de contrôle des stocks concernent essentiellement des garanties physiques, politiques d'entreprise et les programmes de formation. Le service de la comptabilité contribue à la gestion des stocks ainsi, en déployant un certain nombre de procédures comptables visant à garder un œil sur les articles en stock. Construire des procédures de contrôle des stocks dans votre système comptable en plus d'instaurer des politiques de contrôle des stocks et des garanties peut aider à réduire les coûts et maximiser la valeur de votre inventaire.
Vérifications comptables
Au moins trois enregistrements distincts - les factures ou reçus de vente, comptes à payer ou à recevoir et décaissement ou documents sur le revenu - devraient accompagner tous les achats de stocks et les ventes. Le service comptable est responsable de la collecte de ces documents et de veiller à ce que tous les registres d'inventaire correspondant correspondent. Représentants comptables doivent vérifier toutes les factures des fournisseurs contre les factures signées des connaissements et les comptes créditeurs ou des décaissements dossiers afin d'assurer qu'il n'y a pas de divergences. Comptables devraient également vérifier tous les records de ventes contre reçus de dossiers et les comptes à recevoir le cas échéant. Utilisation de documents comptables, les chèques et les soldes, peut vous aider à repérer rapidement les problèmes et de déterminer leur cause.
Nombre d'inventaire
Employés de première ligne procèdent à des comptes physiques des objets de l'inventaire dans le stockage et dans les étages de magasins de détail à veiller à ce que tous les stocks est comptabilisée. Bien que les employés de première ligne vérifier effectivement l'inventaire, il peut être de la responsabilité du service de la comptabilité à fournir aux employés les registres d'inventaire de cocher comme ils vont. Dans les grandes organisations, les gestionnaires de première ligne peuvent imprimer des informations d'inventaire sur l'emplacement d'un serveur central, mais même dans ce cas, il est de la responsabilité du service comptable pour assurer que tous les dossiers sont correctes pour les gestionnaires. Dans les petites entreprises, la personne qui crée la liste de contrôle de l'inventaire peut souvent être nécessaire pour effectuer la vérification physique.
Identification
Les détaillants de marchandises de grande valeur créent souvent leur propre système d'identification de l'inventaire pour aider à suivre les articles individuels et d'augmenter la sécurité des stocks. Le service de la comptabilité peut être chargé de l'attribution d'un identifiant unique à chaque élément de l'inventaire entrant, connectant le numéro d'identification dans une base de données et fixer une étiquette physique à l'élément avec l'ID. Des exemples d'entreprises qui peuvent fournir un identifiant unique pour chaque élément de l'inventaire comprennent les concessionnaires d'automobiles et les magasins de bijoux haut de gamme.
Archives de comptabilité
Les procédures de contrôle des stocks sont conçus pour éviter le gaspillage, le vol, la détérioration et la mauvaise gestion, mais pas de système de contrôle des stocks est parfait. Lorsque l'inventaire ne se met en place manquant, pour une raison quelconque, le département de comptabilité est responsable du rapprochement des registres comptables de la société. Les comptables doivent reclasser la valeur des stocks a perdu d'un actif à une charge de veiller à ce que les états financiers de fin d'année donnent une image fidèle des avoirs, revenus et dépenses de l'entreprise.