Les procédures d'achat de département

Suivi de l'inventaire

• L'une des procédures les plus importantes d'un agent d'achat doit conduite est de suivre les stocks. L'agent d'achat doit surveiller l'inventaire de l'entreprise. Cela peut inclure des fournitures de bureau ou des matières premières qui viennent régulièrement dans et sortent de l'entreprise. Les grandes entreprises disposent de systèmes de gestion des stocks complexes qui surveillent les niveaux de stocks et informent automatiquement le département d'achat des besoins d'approvisionnement afin qu'ils puissent passer des commandes.

Négociation avec les fournisseurs

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  Une autre procédure de service d'achat est le processus de recherche de nouveaux fournisseurs pour servir l'entreprise. Agents d'achat sont responsables de négocier des accords avec les fournisseurs pour obtenir de la société le meilleur arrangement possible du prix. Les agents doivent également veiller à ce que les produits répondent aux normes de qualité minimales. Lorsque les fournisseurs actuels décident de changer les termes, le service des achats doit agir soit re-négocier les contrats d'achat ou de la recherche de nouvelles options de fournisseur.

Achetez des commandes

• Une des tâches les plus communes d'un service d'achat est de traiter et envoyer les ordres d'achat aux fournisseurs en cas de besoin. L'ordre d'achat donne au fournisseur un aperçu de tous les éléments de la société a besoin pour remplir son inventaire. Dans certains cas, les agents d'achat peuvent générer et envoyer des ordres d'achat en utilisant le système de gestion des stocks de l'entreprise automatiquement.

Vérification des factures

• Parfois, les agents d'achat doit travailler en étroite collaboration avec le service des comptes fournisseurs de la société pour vérifier les informations facture. Après fournisseurs remplir les bons de commande, factures qu'ils ont expédiées directement aux comptes payables à demander le paiement comme convenu. Le service des comptes fournisseurs peut avoir à vérifier que chaque article commandé correspond à la facture avant de faire le paiement. Dans certains cas, le service des achats doit également communiquer avec le service d'expédition de réception afin de vérifier la réception de commandes avant de comptes créditeurs peut remplir factures ouvertes.