Les procédures de passation des marchés de l'entreprise

Suivi des stocks

• Les politiques d'approvisionnement de l'entreprise dépendent avoir une idée précise de combien inventaire que vous avez sous la main de sorte que vous savez combien de commander. Méthodes de suivi de l'inventaire peuvent aller de l'évaluation visuelle pour déterminer si vous êtes à court, à des systèmes informatisés qui ajustent comptages chaque fois que votre caisse sonne en place une vente. Systèmes d'inventaire devrait être mis sur une échelle appropriée aux activités de votre entreprise: vous ne devez pas une base de données compliqué si vous gérez un seul produit et acheter des fournitures à partir d'un seul fournisseur.

Approbation

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  Beaucoup d'entreprises mettent en œuvre des procédures spécifiant une chaîne d'approbation pour les différents types de marchés. Une caissière à l'épicerie ne sera pas avoir le pouvoir de dépenser les fonds de l'entreprise sur un nouveau registre de trésorerie simplement parce qu'il est insatisfait de l'ancien. En général, la plus grande et plus importante d'un achat, plus il est susceptible de nécessiter l'approbation d'un gestionnaire ou propriétaire avec une vue d'ensemble des finances de l'entreprise et de la budgétisation. Achats telles que l'inventaire hebdomadaire régulier peuvent généralement être déléguées à un employé familier avec le département particulier.

Budgétisation

• Les procédures de passation des marchés impliquent souvent un élément de la budgétisation. Afin d'avoir une idée de combien de dépenser, un employé devrait savoir la mesure des fonds disponibles. Un budget d'acquisition peut être un montant fixe, tels que 1000 $ par mois à dépenser sur les fournitures de bureau. Un budget d'acquisition peut aussi être un pourcentage des ventes brutes. Par exemple, une entreprise de restauration vise à ne pas dépenser plus d'un tiers du montant de ses ventes brutes sur les ingrédients, de sorte que son budget d'acquisition varie par rapport à ses recettes hebdomadaires.

La vérification des factures

• Achats succès dépend aussi de vérifier les commandes lors de la réception pour vous assurer qu'ils contiennent tous les éléments figurant sur la facture. Même les vendeurs bien intentionnés peuvent miscount expéditions, de sorte que votre entreprise peut éviter de perdre de l'argent en comparant les quantités indiquées sur votre facture avec les articles qui arrivent dans votre entrepôt. Vérifier les articles que vous comptez eux et de déclarer tous les éléments manquants sans délai au fournisseur afin d'obtenir des crédits et des remboursements appropriés.