Souvent, lorsque les gens se réfèrent à CRM ils sont en fait référence à contacter des logiciels de gestion, qui est un outil central dans un cadre CRM, mais est seulement l'un des outils disponibles. En termes généraux, la gestion des contacts est un système qui enregistre ou facilite la communication entre les clients et l'organisation. Cette communication peut inclure des conversations téléphoniques, des courriels, des télécopies, du courrier, la correspondance et, dans certains cas, les communications grâce à des services de réseautage social en ligne.