Souvent, les gestionnaires prévoient avoir à tirer un-employé généralement il ne vient pas comme une surprise (même si elle peut). L'employé a été soit exercice de ses fonctions de travail mal, montrant par causer retard ou autrement le préjudice d'affaires. Peu importe, l'employeur devrait examiner le dossier de l'employé avant d'écrire la lettre. Sont particulièrement préoccupantes des analyses de performances passées et des rencontres avec l'employé. Si nécessaire, l'employeur peut pointer vers incidents passés en donnant un motif de résiliation.
Le ton de la lettre doit être professionnel et mesurée. Le rédacteur doit éviter les expressions émotionnelles ou familières. Il n'y a aucune longueur spécifique d'une cessation d'emploi préavis- les faits et les circonstances individuelles doit dicter ce qui doit et ne doit pas aller dans la lettre.
Pour ouvrir, le rédacteur doit indiquer clairement que le travail de l'employé est terminée et la liste de la date d'effet. Les employeurs doivent accorder une attention particulière à toutes les règles et les règlements concernant la date effective de la résiliation. Selon LegalZoom.com, les lois de l'État varient, mais dans certains cas - comme pour les licenciements - les employeurs doivent donner suffisamment de préavis de licenciement (comme les deux mois). Ensuite, la lettre doit exposer les motifs de la résiliation.
La lettre de licenciement doit alors répondre aux préoccupations particulières concernant cet employé spécifique. Cela comprend expliquant lorsque les extrémités de la couverture d'assurance de cet employé (si cet employé est couvert par une politique d'entreprise) et l'indemnité de départ (le cas échéant). La lettre doit être imprimée sur papier en-tête et être signé par le gestionnaire ou la personne responsable de l'embauche et de licenciement des employés.