Séparation efficace des fonctions

Catégories

• La tâche principale qui doit être séparés des autres tâches est la manipulation d'actifs. Cela implique le stockage des produits dans un entrepôt et de les livrer aux clients, ainsi que les opérations de trésorerie. Comptabilité, dans laquelle un greffier enregistre un achat, doit être séparée de l'examen, quand un autre greffier réconcilie les transactions et confirme leur exactitude. Le travailleur qui autorise un ordre d'achat ne doit pas être le même travailleur qui envoie le chèque au vendeur.

nombre d'employés

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  La séparation effective des fonctions exige au moins deux employés, et de préférence trois, pour chaque tâche qui implique le risque d'une anomalie financière. Impliquant quatre employés ou plus il est plus facile pour le gestionnaire de réduire les risques de vol, mais peut exiger trop de ressources dans une petite entreprise. Une entreprise peut affecter deux travailleurs pour effectuer une tâche ensemble si l'attribution soit travailleur seul violerait la séparation des tâches.

Horaires de travail

• Séparation des fonctions nécessite une conception appropriée des horaires de travail et les offres d'emploi. Si un employé ne recueille que des chèques de clients et ne pas enregistrer les dépôts bancaires, elle pourrait ne pas avoir assez de travail à faire pour justifier un emploi à temps plein. L'entreprise peut embaucher deux employés à temps partiel à la place, de manière un greffier peut collecter les chèques et l'autre peut enregistrer les collections. Si le greffier peut collecter les chèques provenant de sources multiples - comme un membre du personnel de l'université encaissement de chèques de scolarité des étudiants actuels, les dons de diplômés, et les paiements de restaurants sur le campus - elle peut encore avoir une charge de travail importante.

Alternative

• Si une entreprise ne possède pas suffisamment d'employés pour séparer efficacement les droits de toutes les fonctions d'affaires, il peut créer une activité de contrôle compensatoire. Au cours de l'activité de contrôle de compensation, un gestionnaire examine toute fonction d'affaires où il ya le potentiel pour un travailleur à voler de l'argent et de modifier les enregistrements, car un autre travailleur est pas affectée à vérifier régulièrement son travail.

Classification

• Séparation des tâches nécessite la classification appropriée des rôles d'emploi. Le travail d'un caissier est différent du travailleur qui remet les chèques de paie, ou un agent d'achat qui utilise une carte de crédit de l'entreprise pour acheter des fournitures de bureau, mais tous les trois de ces emplois exigent la manipulation d'argent pour l'entreprise. Cela signifie que le même employé peut les exécuter sans violer la séparation des tâches.