Un objectif important de tout système de contrôle interne est la sauvegarde des actifs. Parce que les processus de paie touchent à la fois les ressources, les problèmes ou les faiblesses humaines et financières de la masse salariale des contrôles internes peuvent être coûteuses. Reconnaissant les risques inhérents au processus de la paie, la compréhension de leur potentiel affects et de savoir comment les aborder peuvent entraîner significative la prévention des pertes au fil du temps.
Risques
Risques dans le processus de la paie incluent des problèmes de rapports financiers, tels que
euphémisme de la masse salariale et des passifs liés aux avantages sociaux des employés ou une mauvaise classification des coûts de main-d'œuvre entre le coût des marchandises vendues (CMV) et la vente, (SGA) les frais généraux et administratifs. L'efficacité opérationnelle peut être compromise par payer fantôme ou employés licenciés (habituellement le résultat d'une collusion) et en utilisant les taux de salaires et de traitements incorrects. La conformité réglementaire est compromise par violation des lois de salaires et horaires fédéraux et d'État ou de violation des Internal Revenue Service (IRS) règlements relatifs aux employés par rapport à des entrepreneurs indépendants.
Impact
L'incidence financière, la réputation et juridique potentielle de problèmes de paie varie largement en fonction de leur calendrier, la taille et la nature. Comprendre l'impact d'un événement pourrait avoir est important de savoir comment répondre de façon appropriée. Les entreprises doivent envisager les mesures suivantes: les erreurs de l'information financière peut augmenter les frais d'audit externe. Données financières erronées peuvent entraîner des mauvaises décisions de gestion et peuvent affecter négativement les investisseurs et autres parties prenantes, comme les créanciers. Les paiements aux employés fantômes et les taux de rémunération incorrectes peuvent influer négativement sur la liquidité et d'accroître les charges fiscales. Violations des lois sur le salaire et les heures ou les règlements de l'IRS peuvent entraîner des amendes importantes, les frais juridiques, les taux de roulement du personnel élevé et la perte de réputation.
Atténuation
Vous pouvez réduire la probabilité ou l'impact d'un problème de masse salariale si vous implémentez contrôles de la paie forts. Toutefois, le bénéfice de l'application de contrôles de la paie ne doit pas l'emporter sur le coût. Compte et de données de paie régulière et en temps opportun des rapprochements avec la comptabilité générale et à des tiers les données de processeurs du parti, les transmissions de fichiers et d'autres dossiers peuvent prévenir ou détecter des inexactitudes financiers. Révision de la classification du travail des employés entre les coûts directs et indirects peut aider à identifier les problèmes de classification. La répartition des tâches entre la saisie des données de la paie, de la transformation et de l'autorisation de paiement et le personnel de libération est idéal, mais peut être difficile dans les petites entreprises avec des ressources limitées. Supérieur examen de la gestion de niveau, de l'approbation et de la communication des taux de rémunération, les changements de taux, les promotions du personnel, les changements d'emploi et les terminaisons peuvent être appropriés où la ségrégation des tâches est pas rentable. Programmes de gestion et de formation de superviseur approprié pour les questions juridiques et RH peuvent aider à augmenter la conformité réglementaire.
Suivi
Tout système de contrôle interne peut devenir inefficaces au fil du temps que le personnel et les processus d'affaires changent grâce à la croissance ou à travers inapproprié contournement des procédures de contrôle. Procéder à des évaluations périodiques des risques potentiels, et de revoir la conception et l'efficacité des contrôles de la paie pour assurer qu'ils demeurent pertinents et rentables.