Plusieurs fois, des rapports d'étape exigent une approche d'équipe. Un groupe diversifié peut être responsable de la mise en œuvre du projet - ou ont partagé la responsabilité de ses résultats. Avant de vous déplacer dans l'écriture en fait, la clé est de revoir l'étendue des travaux, puis de définir qui est responsable de la collecte les informations (et quand). Le rapport, lui-même, devrait insister sur les développements positifs tout en offrant de l'information honnête sur les revers et les efforts prévus pour y faire face. Au-delà de ces étapes, il est important de créer une atmosphère où membres de l'équipe communiquent ouvertement et sont à l'aise de travailler vers un but commun.
Décidez Qui devrait participer
Une des premières choses à décider qui est devrait faire partie de votre équipe. Vous pouvez comprendre cela en examinant les documents concernant les jalons d'origine de votre projet. Personnes du personnel concernés peuvent être répertoriés dans ces registres - ou leurs responsabilités pourraient être implicite accordée la portée du projet. Dans le cas d'un projet visant à améliorer la qualité des soins dispensés au sein d'un réseau de centres de santé communautaires, les membres de l'équipe primaires comprennent le directeur de la société de l'amélioration de la qualité, les directeurs médicaux à chacune de ses 10 pratiques et les dossiers médicaux électroniques analyste (EMR) des systèmes . Gardez à l'esprit que d'autres parties pourraient indirectement aider votre rapport. Dans l'exemple, si la recherche avec des sujets humains est nécessaire, Institutional Review Board puis de la société (CISR) pourrait être impliqué.
Décidez combien de temps il faudra pour recueillir des preuves
De nombreux processus doivent venir ensemble avec succès pour un rapport d'étape. Ces rapports ont aussi certaines fréquences comme trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Après le cas ci-dessus, chaque membre de l'équipe a besoin de recueillir des preuves pour démontrer changements dans la qualité des soins de santé. Pour les directeurs médicaux, cela signifie que la coordination de brefs sondages avec leur personnel clinique et administratif ainsi que la réalisation des examens de dossiers. L'analyste des systèmes de DME fonctionne avec le directeur de amélioration de la qualité pour exécuter une série de rapports cliniques. Mettre en place un calendrier pour la collecte de preuves qui prend tous les facteurs de temps en compte avec des délais raisonnables.
Décidez comment le rapport sera organisée
Après que l'équipe a recueilli des éléments de preuve dans des moments désignés, de décider comment structurer le rapport. Un ou plusieurs réunions pourraient avoir lieu pour l'équipe de partager et de synthétiser les résultats. Focus sur parvenir à un consensus sur les réussites et les limites globaux du projet. Assurez-vous que l'équipe est d'accord sur les mesures spécifiques qui seront prises pour résoudre les problèmes persistants - et de préciser les dates. Résumé de votre rapport devrait offrir des détails les plus importants sur le progrès et le travail qui reste. En tout, garder l'audience du rapport à l'esprit. Sera-ce pour la pension de votre entreprise d'administration ou d'un bailleur de fonds de la subvention du gouvernement fédéral? Certains lecteurs pourraient préfèrent des informations techniques et des tableaux statistiques tandis que d'autres pourraient être partielle à la langue générale et de tableaux simples.
Rédiger et finaliser le rapport
Votre dernière étape consiste à élaborer et finaliser le rapport d'avancement. Il est déconseillé d'avoir plusieurs membres de l'équipe de rédaction du document. Pas la force de tout le monde est en train d'écrire avec encore plus de bons écrivains ont des styles différents. Choisissez la meilleure et la plus appropriée écrivain au sein du groupe. Dans le cas d'un rapport de la subvention, un membre du personnel du département de développement serait probablement utilisé. Après la première version est écrit, les membres de l'équipe doivent examiner le document et de proposer des modifications. Des révisions supplémentaires pourraient être nécessaires, mais pas plus de trois sont recommandés au total. Comme vous approchez d'un projet final, inscrire une «paire d'yeux" l'extérieur qui peut objectivement évaluer le rapport - y compris repérer les informations manquantes ou des incohérences majeures. En plus de la distribution du rapport à son public formelle, les membres de l'équipe et les administrateurs clés devraient avoir des copies pour leurs fichiers.