Composants de communications d'affaires

Codage

• Le premier élément de communication est le codage, qui est la traduction d'idées et de concepts en symboles et les gestes. L'émetteur commence par décider du message à transmettre. Les bonnes idées deviennent souvent perdue si le processus de codage est bâclé. Par exemple, les conversations confuses avec des faits non pertinents et la logique alambiquée pourrait rendre impossible d'avoir un dialogue clair et productif sur les faits, selon le professeur de Harvard Business School John P. Kotter et l'Université de la Colombie-Britannique professeur Lorne A. Whitehead. Stratégies de communication trompeuse, comme la peur mongering, peuvent créer de l'anxiété sur les risques imaginaires qui peuvent aussi transformer les gens contre une bonne idée. Auteur d'affaires Théodore Kinni écrit en connaissances de travail Harvard Business School que la puissance des communications peut être maximisée par l'interprétation des faits et non pas seulement les réciter, et en utilisant l'émotion et des symboles pour amplifier les messages et se connecter instantanément avec les employés.

Milieu

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  Le message codé est transmis par un support ou canal. Les deux catégories de base de canal d'affaires sont orale et écrite. Les communications orales peuvent être effectuées par téléphone ou en utilisant les technologies Internet comme la téléconférence virtuelle et webcasts. Communication écrite comprend des rapports et des notes de service sur des supports à base de papier traditionnelles ou sur support électronique. Canaux oraux sont plus rapides parce que l'expéditeur et le destinataire peuvent utiliser des indices verbaux et non verbaux pour transmettre des messages et de fournir des réponses presque instantanément. Voilà pourquoi les dirigeants voyagent partout dans le monde pour conclure des affaires parce que l'établissement touche personnelle et la confiance peut être difficile à l'aide de courriels et des réunions virtuelles.

Décodage

• Le décodage est le travail du récepteur du message. Elle consiste à interpréter les messages verbaux et non verbaux transmis par l'expéditeur. Pour la communication d'entreprise réussie, les procédés de codage et de décodage doivent être synchronisés. Cela nécessite la confiance entre le récepteur et l'expéditeur. Les différences culturelles jouent souvent un rôle dans la construction de cette confiance, en particulier dans l'interprétation des communications non verbales. Par exemple, en pointant un doigt est acceptable en Amérique du Nord, mais considéré comme impoli dans de nombreuses parties de l'Asie.

Commentaires

• La rétroaction est la dernière étape dans le processus de communication dans lequel le récepteur répond au message de l'expéditeur. Ce signal peut être verbale - par exemple, "Oui, je pense qu'il est une excellente idée" - ou non verbale, comme un soupir ou une longue pause pour indiquer désaccord. Feedback permet à l'expéditeur de prendre des mesures correctives en retransmettant ou reformuler un message incompris. Toutefois, la rétroaction devrait être fournie rapidement, car les retards peuvent tuer des idées d'affaires et conduire à des occasions d'affaires perdues.