Email se positionne comme un aspect important du monde des affaires. Il permet aux entreprises de communiquer, envoyer des documents, et de faire et de recevoir des décisions en temps presque enregistrement. Cette méthode de communication puissant est un représentant de votre entreprise. Le format de l'e-mail de l'entreprise est tout aussi pertinente que les mots dans, car il représente le professionnalisme de l'entreprise tout en permettant son lecteur à lire à travers elle avec facilité.
Ligne d'objet
La ligne d'objet du courriel d'affaires devrait se rapporter directement à l'information dans le corps. Un à deux-mot la description permettra au lecteur d'identifier rapidement le sujet et de hiérarchiser l'ordre dans lequel il le lit. Les professionnels sont occupés. Description claire de une ligne d'objet aidera à déterminer si elle sera lue au début de la journée quand il ya beaucoup de temps pour agir sur les décisions, ou à la fin de la journée quand il ya seulement le temps d'aborder ce le jour ouvrable suivant .
Style Mémo
Le format de l'e-mail d'affaires suit le format général de la note de service de l'entreprise. L'e-mail doit être écrit en format bloc et tapé dans une police qui est facile à lire, comme point de Times New Roman 12 ou Arial de 10 points. Les paragraphes sont à simple interligne tout au long avec double espacement entre chaque nouveau paragraphe. Commencez l'email avec une salutation et double espace avant de commencer votre réponse.
Information
Pour être efficace, la réponse devrait être détaillée mais brève et écrite en paragraphes courts. Gardez votre réponse concentré, éviter d'utiliser jargon d'entreprise, relire les informations et utiliser le correcteur orthographique. Le courriel est souvent examinée par plusieurs lecteurs lorsque des décisions sont prises, donc à utiliser un langage simple que tout le monde peut comprendre. L'e-mail doit également être solides et vérifiables. Ne faites pas de promesses aveugles ou fournir des informations trompeuses, car il pourrait être retenu contre vous et votre entreprise. Regardez le ton de l'email. Sentez-vous libre pour se détendre le ton juste un peu avec ceux dans lesquels vous avez une relation d'affaires solide. Pourtant, garder professionnel de sorte que vous ne compromettent pas involontairement cette relation.
Je salue et se ferme
La salutation et à proximité que vous utilisez dans l'e-mail de l'entreprise devraient être le reflet de la relation actuelle que vous avez avec le lecteur, pas la relation d'affaires que vous l'intention d'avoir. Utilisez salutations formelles pour les relations familières, telles que Cher Dr Smith. Détendez-vous avec la salutation des relations plus occasionnels, tels que Bonjour John. Fournir une proximité professionnelle, tels que «Regards» ou «Je vous remercie." Votre signature devrait inclure votre nom et les informations de contact.
CAN-SPAM Act
Le CAN-SPAM Act de 2003 prévoit la réglementation et les restrictions sur la façon dont les entreprises peuvent utiliser le courriel. En vertu de ce agit, courriels d'affaires ne peuvent pas fournir des informations mensongères ou trompeuses sur les lignes d'objet ou dans l'e-mail. Tous les e-mails publicitaires doivent être clairement identifiés comme tels et l'entreprise doit fournir au destinataire une méthode d'opt-out pour les sollicitations non désirées. Les entreprises qui ne parviennent pas à se conformer aux règlements de la CAN-SPAM Act sont soumis à des sanctions, qui peuvent inclure une amende de jusqu'à 16.000 $ par email non conforme.