Un e-mail de l'entreprise est tout simplement une lettre d'affaires, uniquement sous forme électronique. Vous pouvez ajouter des images-tête vers le haut et le bas de l'email et le formater pour qu'il ressemble à une lettre traditionnelle. Utilisez votre propre discrétion, les meilleurs jugements et préférences lors de l'écriture de chaque e-mail de l'entreprise, mais il est une bonne idée d'observer quelques meilleures pratiques universelles.
Ligne d'objet Salutation
Un des premiers détails que vous devez travailler sur la rédaction d'un e-mail de l'entreprise est la ligne d'objet. Le sujet pourrait être la différence entre l'ouverture de l'e-mail ou tout simplement le supprimer sans se soucier de le lire, ce qui explique pourquoi une ligne d'objet courts, descriptifs et pertinents est important bénéficiaire. En saluant le lecteur une fois qu'il a ouvert l'e-mail, utiliser le même message d'accueil que vous souhaitez utiliser dans une lettre professionnelle ("Cher Monsieur, Madame ou Madame X", "X" étant le nom de famille). Ne commencez pas un email d'affaires sans un salut au destinataire, ou il pourrait assumer votre e-mail est un spam.
Soyez bref
La durée d'attention de quelqu'un qui lit un e-mail est très court, donc gardez votre e-mail d'affaires à court. Allez droit au point dans la première ou deuxième ligne de l'e-mail pour attirer l'attention du destinataire, puis développez votre point plus tard dans l'e-mail. Si vous avez rencontré le destinataire ou qui faisaient référence à lui, mentionner que dans le premier couple de lignes - par exemple, «Nous avons rencontré à la Convention ABC la semaine dernière et vous me demandiez de vous contacter avec des matériaux de vente."
Évitez l'argot et texte Speak
Lorsque vous rédigez un e-mail de l'entreprise, ne pas utiliser "text parler," l'argot ou des mots plus courts. Écrivez la lettre comme vous le feriez si elle était une lettre d'accompagnement professionnel pour un contact d'affaires. Capitaliser phrases et répondre le destinataire d'un ton professionnel. Ne présumez pas que simplement parce qu'il est sous forme électronique, vous pouvez prendre un ton informel avec le bénéficiaire.
Pièces jointes
Certaines personnes peuvent se méfier de votre e-mail d'entreprise, si vous ajoutez une pièce jointe sur la première communication. Au lieu de cela, utiliser la première communication de demander au destinataire si vous pouvez joindre les matériaux pour le prochain email ou inclure un URL de site Web reliant à l'attachement - de préférence un fichier PDF ou image.