En utilisant le format correct de la lettre d'affaires est essentiel pour créer la bonne impression avec des partenaires commerciaux, clients ou collègues. Faiblesse dans l'un des éléments peut compromettre même les lettres les plus savamment écrites. Bien que le format d'une lettre d'affaires est secondaire à la teneur de la lettre, un format incorrect peut conduire à une mauvaise interprétation ou la confusion du contenu de la lettre.
Bloquer Format
Le format du bloc est peut-être le format le plus simple de la lettre d'affaires. Toutes les informations sont à plat sur le côté gauche et toutes les marges sont un pouce. Tout d'abord, fournir l'adresse de retour, sauter une ligne, fournir la date, sauter une ligne et de fournir le nom complet, titre, nom de l'entreprise et l'adresse du destinataire. Avant la salutation, sauter une ligne, et passez également une ligne entre la ligne ou le corps salut et le sujet. Le salut doit être suivie par un colon, pas une virgule. Il devrait y avoir aucun indentations au début de lignes de saut paragraphs- entre les paragraphes. Terminer avec la fermeture, typiquement "Sincèrement" suivi d'une virgule. Il devrait y avoir quatre lignes entre la clôture pour permettre une signature, le nom et le titre de la personne qui a écrit ou envoyé la lettre dactylographiée.
Format indenté
Le format d'affaires en retrait est un peu différent que le format de bloc. L'adresse de retour est tapé sur le côté droit de la page, avec la date directement en dessous. Passer une ligne entre l'adresse de retour et la date. Tapez le salut sur la gauche, suivi d'une virgule. Passer une ligne entre chaque paragraphe, et en retrait la première ligne de chaque paragraphe avec un un demi-pouce tiret. Les lignes de clôture et de signature sont également saisis au bon centre de la page- ils devraient être même avec l'adresse de retour et la date ci-dessus. Il devrait y avoir quatre lignes entre la fermeture et la signature dactylographiée pour laisser place à un nom signé à la main.
Modifié Bloquer Format
Le format du bloc modifié est un autre format largement utilisé de la lettre d'affaires. Ce format est très similaire au format indenté. La seule différence est que la première ligne de chaque paragraphe n'a pas de un demi-pouce indent- ils sont laissés; justifiée place. L'adresse de retour, la date, la fermeture et la signature sont au point central, tandis que l'adresse et le salut du destinataire sur la gauche; justifiée. Il est encore une ligne entre tous les éléments centraux. Donner des quatre lignes entre la clôture et la signature.
Autres considérations
Lettres d'affaires, peu importe le format, peuvent également avoir des initiales d'identification, les notations de l'enceinte, les notations de copie et post-scriptum. Sigle d'identification donnent du crédit à la personne qui a écrit la lettre et vient après la signature. Ils ne sont généralement pas nécessaire, car la plupart des personnes écrivent leurs propres lettres. Les notations de l'enceinte vont aligné à gauche deux lignes sous la signature, et copier notations vont à la fin de la lettre d'affaires, aligné à gauche. Postscripts souligner un point clé, mais font aussi la lettre informelle et personnelle.