Des lettres d'affaires formelles exigent un protocole spécifique, peu importe ce que l'intention de la lettre. Dans la plupart des cas, une lettre d'affaires devrait être succincte et brève, montage généralement sur une seule page. Alors que vous devriez utiliser un style clair, formel, il ya plusieurs cas dans lesquels l'emploi d'abréviations convient d'économiser à la fois temps et l'espace.
Préfixes et Honorifics
Les deux préfixes et titres honorifiques devraient être abrégée dans la salutation et ailleurs dans la lettre. Par exemple, une lettre de l'entreprise serait commencer par "Cher M. Johns», pas «Cher Monsieur Johns." Les pluriels de tous les préfixes et titres honorifiques sont également une abréviation, comme "MM" pour les bénéficiaires masculins multiples et "Mmes" pour plusieurs destinataires féminins.
Société noms
Tant la tête et le "adresse à l'intérieur" mettra en vedette des noms de société - celui de l'expéditeur et celui du destinataire. Il peut ne pas être approprié pour abréger une partie du nom de la société, sauf si le nom de la société est enregistrée avec une abréviation. Par exemple, si la société est inscrit comme «Motts, Inc.," vous pouvez utiliser "Inc." dans l'adresse à l'intérieur sans préciser «Incorporated." De même, ne pas se substituer "" pour "et" à moins qu'il fait partie du nom de la société.
Adresses
Contrairement à l'avant d'une enveloppe, l'Etat devrait être précisé quand il fait partie de votre tête, en-tête ou l'adresse à l'intérieur. Par exemple, si l'entreprise du destinataire est à Seattle, l'adresse à l'intérieur serait lu "Seattle, Washington 98101."
Abréviations couramment utilisées
Un post-scriptum, qui est une déclaration supplémentaire après la clôture d'une lettre, est toujours exprimée avec l'abréviation "PS" Si vous êtes y compris des documents supplémentaires ainsi que votre lettre, il est acceptable de les indiquer soit en écrivant "Enclosures", suivie par le nombre de documents, ou en abrégeant "Enc." ci-dessous votre signature. RSVP est une abréviation acceptable lorsque vous demandez le destinataire répondre à votre lettre.
Sujets et dactylographes
L'objet d'une lettre d'affaires peut être indiquée ci-dessous la date avec l'abréviation "Re" pour "En ce qui concerne", suivie d'une brève déclaration sur le sujet. Si une lettre est signée au nom de quelqu'un d'autre, l'abréviation "pp" peut être utilisé. Par exemple, si un secrétaire écrit une lettre au nom de son employeur, la dactylo peut signer la lettre et accompagner sa signature avec «pp» et ajouter le nom de son employeur dessous. Le "p.p." est synonyme de l'expression latine "par procurationem." L'abréviation "CC" signifie traditionnellement pour "copie carbone", mais peut aussi signifier «copie de courtoisie." Dans les deux cas, il indique de multiples copies d'une lettre ont été envoyées et les noms des personnes à qui ces copies ont été envoyées.