Recueillir des données
Rassemblez toutes les informations pertinentes avant de commencer le processus de budgétisation. Tout d'abord, imprimer des rapports de ventes réelles pour l'année en cours. Puis imprimer les rapports de dépenses et des rapports budgétaires pour l'année en cours, séparés par département. Exécutez des rapports détaillés de transaction pour tous les comptes de dépenses qui comprennent une grande quantité d'activité. Rassembler toute la documentation du processus de budget précédent, si disponible. Séparée de toutes les données dans des dossiers distincts étiquetés avec le nom de chaque directeur de département.
Rencontre avec les gestionnaires du ministère
Planifier des réunions avec chaque chef de service, ce qui permet à chaque fois de gestionnaire pour se préparer à la réunion. Avant la réunion, faire une copie pour le chef de service de toutes les données que vous avez recueillies. Si vous rencontrez un directeur des ventes, consultez les ventes réelles et de les comparer avec les ventes budgétés. Discuter des raisons pour plus faibles que prévu-vente, les variations de mix produit et les opportunités pour la période de son prochain budget. Déterminer les quantités de vente raisonnables et des prix de vente pour l'année à venir. Si vous rencontrez un directeur des opérations, examiner les dépenses de l'année en cours et de les comparer avec les montants budgétés. Discutez les raisons des écarts entre les chiffres prévus et réels. Passez en revue toute la documentation supplémentaire et déterminer un montant de budget raisonnable pour l'année à venir.
Compiler les données final
Après une rencontre avec chaque gestionnaire, rassembler tous les chiffres définitifs ensemble de chaque département. Utilisation du fichier électronique à partir de l'exercice budgétaire précédent, mettez à jour la rubrique pour identifier la nouvelle période budgétaire. Réviser les numéros indiqués pour chaque dépense pour refléter les montants convenus avec chaque gestionnaire, et inclure de nouveaux comptes ou des postes budgétaires pour les dépenses qui ont surgi au cours de l'année en cours.
Créer des rapports Budget
Créer un rapport de budget détaillant les ventes ou les dépenses, par département, pour la période budgétaire. Ensuite, créer des rapports budgétaires résumées afin de refléter les frais de vente et au total, plutôt que par DEPARTEMENT ce rapport contribue à un projet de gestion des bénéfices escomptés pour la période budgétaire. Distribuer des copies des rapports de budget remplis à chaque chef de service et à la haute direction.