Pour la vitesse et de l'efficacité, de nombreuses entreprises tiennent des registres d'inventaire dans les fichiers du PC. Ayant inventaire informatisé transmet plusieurs avantages, y compris les stocks en temps réel le suivi, le reporting précis et des liens automatiques pour le traitement des commandes et d'autres logiciels connexes. Le fichier contient toutes les informations nécessaires pour garder la trace des composants ou produits finis, y compris les descriptions, les quantités, les coûts et les données de localisation.
Données descriptives
Même les fichiers d'inventaire simples contiennent des informations qui décrit les éléments étant suivis. La description peut inclure le point de nom, le numéro de modèle, la couleur ou d'autres données. En plus de la description, le fichier d'inventaire a une courte champ contenant l'unité de numéro d'article ou Stock Keeping. Ce champ identifie de manière unique l'élément d'inventaire et est une pièce essentielle de données - fichiers liés comme le mouvement des stocks et des commandes des clients utilisent le numéro d'article dans leurs propres enregistrements de données.
Prix, coût et la quantité
Pour un fichier d'inventaire soit utile, il doit suivre les informations d'une entreprise a besoin pour chaque article. Diverses entreprises ont des besoins différents, mais la plupart des prix d'utilisation, les coûts et les quantités, donc un enregistrement de stock comprend ces données. Un prix est le montant pour lequel vous vendez le produit, le coût est de savoir combien votre entreprise paie pour elle, et la quantité est combien vous avez en main. Cette information peut être complexe, comme de nombreuses entreprises vendent de grandes quantités et des réductions de prix de l'offre si le client achète 10, 100 ou 1000 d'un item- si votre entreprise fonctionne de cette façon, alors il est utile d'avoir un fichier d'inventaire de plusieurs champs de prix.
Entrepôt Emplacements
Moyennes et grandes entreprises de garder des biens dans plusieurs entrepôts, donc un fichier d'inventaire pour une organisation de cette taille comporte des informations de l'entrepôt, généralement sous la forme d'un code de texte ou de l'entrepôt numéro court. Chaque fiche d'inventaire indique quelle entrepôts l'élément est maintenu en, en même temps que la quantité à cet endroit. Par exemple, une entreprise de vélos peut avoir 100 vélos verts 'garçons à l'entrepôt A et 75 de la même moto dans l'entrepôt B. En gardant ces informations dans un fichier, l'entreprise peut gérer efficacement ses niveaux de stocks pour chaque article.
Date de l'information
Un fichier d'inventaire peut inclure les dates, comme la date, l'élément a été introduit par la société, la plus récente date de la vente, et la date à laquelle vous vous attendez à de nouvelles actions si l'article est épuisé. Bien que les dates sont moins critiques à la fonction de base d'un système d'inventaire, ils ajoutent à l'utilité du fichier.
Type de fichier
Très petites entreprises peuvent en tirer avec les fichiers de stock mis en place dans de simples fichiers texte ou tableurs Microsoft Excel. Ils sont faciles à installer et à fournir des informations exactes, mais ils sont pauvres à relier à un logiciel de fabrication, systèmes de traitement des commandes ou d'autres applications d'entreprise. Quand une entreprise devient trop grand pour les fichiers d'inventaire simples, il se déplace généralement à une base de données Système- la base de données, tandis que plus compliqué de créer, est rapide, flexible et partage ses données avec un nombre quelconque d'applications connexes.