Dans un monde où les normes de l'industrie, les réglementations gouvernementales et les capacités technologiques peuvent changer du jour au lendemain, les entreprises doivent apprendre à gérer le changement. Les procédures de contrôle des changements sont essentiels pour le maintien d'une entreprise florissante. Cependant, depuis la création de méthodes de contrôle des changements efficaces implique des efforts et de la documentation, de nombreuses entreprises ont mis hors de telles activités jusqu'à ce que les changements deviennent des crises. Les entreprises qui ont des méthodes efficaces de contrôle des changements en place peuvent naviguer à travers les changements nécessaires et d'améliorer leur position dans leurs industries.
Définir le changement
Les gestionnaires de projet doivent identifier le changement avant de pouvoir aborder la façon de contrôler ses effets. Les sources internes de changement peuvent inclure des changements de personnel, les restrictions budgétaires et les mises à jour de calendrier. Les changements externes peuvent provenir de la réglementation gouvernementale, les normes de l'industrie et de la demande des clients. Par exemple, un fabricant d'automobiles fait face à un changement interne lorsque l'ingénieur principal d'un projet quitte l'entreprise. Le projet peut également faire face à un changement externe si un nouveau règlement exigeant que les nouveaux passe voitures répondent aux normes spécifiques de kilométrage de gaz.
Évaluer l'impact
Toute modification du projet aura un impact sur la capacité du gestionnaire de projet pour garder le travail sur le temps et le budget prévus. Une étude d'impact montre comment ces changements vont affecter le projet, y compris des changements dans la portée du projet, l'horaire de travail, la main-d'œuvre et des matériaux coûts et la qualité globale du produit final. Dans l'exemple de constructeur automobile, la nécessité d'accroître l'efficacité de carburant pour répondre à la réglementation gouvernementale exigera une évaluation de l'impact sur les coûts et le calendrier pour l'achèvement de la nouvelle conception de la voiture.
Obtenir l'approbation de la direction
Le chef de projet soumet les demandes de changement et l'évaluation d'impact à la direction pour approbation. La direction doit examiner les rapports afin de déterminer si les ressources sont en place pour tenir compte des changements ou si le projet devrait être modifié ou abandonné complètement. Pour le constructeur automobile face à de nouveaux règlements sur l'efficacité énergétique, la gestion peut examiner l'étude d'impact et de calculer que la demande pour une telle voiture est suffisant pour justifier une augmentation du budget pour tenir compte des changements, ou ils peuvent déterminer que les coûts impliqués dans la prise les changements sont trop grands et saborder le projet.
Créer un plan de test
Une fois les plans sur les changements ont été approuvés, le gestionnaire de projet peut créer un plan de tests pour déterminer si les changements proposés répondent aux nouvelles conditions. Si le nouveau produit passe tous les tests nécessaires, l'entreprise peut mettre en œuvre les nouvelles fonctionnalités du produit sur une plus grande échelle et de se préparer pour le libérer à leurs clients. Le fabricant d'automobiles dans l'exemple peut mener soufflerie et des essais sur route pour voir si la conception du moteur répond aux exigences d'efficacité de carburant avant de préparer pour le processus de fabrication.