Objectifs pour les réceptionnistes

Représentation

• Le réceptionniste est la première ligne de contact que les étrangers ont avec une entreprise. Ils devraient être courtois et bien informé sur l'entreprise. Ils vont accueillir les visiteurs en personne et au téléphone. Leur robe et l'apparence indique généralement le type d'entreprise pour laquelle ils travaillent. Les grandes entreprises vont attendre à la réceptionniste pour habiller professionnellement. Les petites entreprises familiales peuvent permettre à la réceptionniste de se présenter de façon plus décontractée. Leur voix de téléphone devrait être agréable et rassurant.

Horaires et rendez-vous

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  La planification est souvent une partie du travail de la réceptionniste. Dans une entreprise comme un salon de coiffure, la réceptionniste sera de rendez-vous pour un certain nombre de stylistes. Dans certaines entreprises, la réceptionniste sera nécessaire pour maintenir le calendrier pour les employés qui voyagent beaucoup ou qui participent à un grand nombre de réunions en dehors du bureau. La réceptionniste aide cette personne à gérer leur temps. Dans certains bureaux, la réceptionniste a besoin de garder une trace des employés de sorte que si un appel est reçu pour un employé, l'appelant peut être dirigé correctement.

Tâches de bureau

• Dépôt et de gestion de documents sont souvent des fonctions additionnelles d'un réceptionniste. Les lettres peuvent être tapés et envoyés par la poste. Courrier entrant sera donnée par le facteur à la réceptionniste qui est souvent prévu de faire le tri et de le livrer à l'employé approprié. Les réceptionnistes sont habituellement les personnes responsables de maintenir les niveaux de bureaux générale des chambres d'approvisionnement des stocks. Quand une organisation est faible sur les stylos, les trombones et du papier, il est généralement la réceptionniste qui passe la commande. L'opération de copie de la machine est parfois la responsabilité de la réceptionniste. Si les casses, les employés de bureau sont à la réceptionniste de contacter le réparateur.

Entretien ménager

• Une zone de réception désordonnée raconte clients ou des clients que l'entreprise est inorganisé. Une réceptionniste devrait maintenir la propreté dans la zone dans laquelle les visiteurs attendent. Magazines doivent être affichés proprement. Les débris doit être gardé hors des étages. Si le café est offert aux visiteurs dans la zone de réception, il est souvent la réceptionniste qui prépare et propose le café. Il est la réceptionniste qui est chargé du rôle d'aider les visiteurs se sentent les bienvenus dans un établissement.