Moyens appropriés pour répondre au téléphone à un bureau de la loi

Prise d'appel initial

• Prenez chaque appel en annonçant le nom du cabinet d'avocats, de vous identifier par son nom, et curieux comment vous pouvez être utile à l'appelant. Par exemple, "Bonjour, ceci est le cabinet d'avocats de X et Y, Jane parler, qui suis-je parlais avec?" Une fois que vous avez identifié l'appelant par son nom, demander «Comment puis-je vous aider aujourd'hui Mme Z," et se référer à l'appelant par son nom pendant le reste de la conversation. Prise de notes lors de chaque appel peut être utile, surtout en ce qui concerne les noms. Maintenir un ton positif au cours de la conversation, être patient, et ne jamais perdre votre sang-froid. Évitez l'utilisation du jargon, l'argot ou non des mots tels que "uh huh» et «um».

Identifier les besoins de l'appelant

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  Il est très important pour vous d'écouter attentivement un appelant et d'identifier ses besoins et de fournir les informations demandées à elle d'une manière claire et concise. Chaque appelant sollicite une aide à obtenir les informations nécessaires ou de trouver la bonne personne avec qui parler.

Route de l'appelant à la personne compétente dans l'entreprise

• Si l'appelant demande des informations plus fournies par un avocat, informer l'appelant qu'il a besoin de parler avec quelqu'un d'autre et de lui demander de tenir pour le transfert. Contactez l'avocat à qui vous souhaitez transférer l'appel, annoncer l'appelant par son nom, indiquer le but de l'appel et de transférer l'appel si le procureur est disponible. Aucune appelant doit être laissé en attente pendant plus de 45 secondes. Après 45 secondes, demander à l'appelant si elle veut continuer à conserver, aimerait être rappelé quand un avocat est disponible ou préférerait de rappeler plus tard.

Fin d'appel

• Avant de mettre fin à chaque appel, demandez si vous pouvez être de toute autre aide avant de mettre fin à l'appel. Merci de l'appelant pour l'examen du cabinet d'avocats. Il est rarement possible pour un réceptionniste juridique de convaincre un client potentiel d'embaucher un cabinet d'avocats, mais il est très facile pour un réceptionniste de perdre un client pour un cabinet d'avocats en étant professionnel, grossier ou discourtois.