Comment déposer déductions HSA de paie

Fonction

• HSA donner aux employés la possibilité d'économiser de l'argent pour les frais médicaux sur une base avant impôts. L'employé remplit un formulaire de choix HSA pour désigner le montant de la contribution de chaque période ou payer annuellement. Le service de la paie de l'employeur doit retenir ce montant du chèque de paie de l'employé et de l'envoyer à l'administrateur HSA pour le traitement. Le salarié peut demander le remboursement de son équilibre HSA pour frais médicaux admissibles.

La configuration initiale

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  Contactez votre banque pour configurer votre compte pour les paiements de la chambre de compensation automatisées. Vous aurez généralement besoin de fournir le nom, l'adresse, le numéro de téléphone de votre entreprise et le nom de l'employé désigné pour agir comme personne-ressource pour le HSA. Lorsque vous envoyez les dépôts, vous aurez besoin à la liste le nom de chaque employé, le numéro et la déduction de la sécurité sociale montant. Si votre régime permet aux employés de choisir leur propre administrateur HSA et l'institution financière, vous devez également inclure le numéro de routage et de compte bancaire pour chaque employé.

Traitement des paiements

• Si vous utilisez un processeur de paie tiers, il peut gérer les dépôts HSA pour vous. Certaines entreprises ne traitent retenues d'impôt obligatoires sauf si vous payez un supplément pour la déduction à service complet et de traitement de saisie-arrêt. Une entreprise qui a pas de traitement de la paie à service complet doit envoyer les dépôts de HSA à la banque. La plupart des institutions financières offrent maintenant un moyen de soumettre des informations de dépôt par voie électronique.

Moment de Dépôts

• Combien de temps les fonds déposés deviennent disponibles dépend de la banque et les termes de votre contrat HSA. Les dépôts peuvent être disponibles dans les comptes des employés sur le jour même si elles sont traitées par un certain temps. Sinon, la plupart des dépôts seront disponibles par le jour ouvrable suivant. Vous pouvez également être en mesure de soumettre un rapport au début et spécifier une date future pour les fonds à transférer. Cette situation est commune avec les retenues à la source parce que vous devez envoyer l'information quelques jours avant la date de paiement pour permettre au temps de l'entreprise de la paie pour préparer les chèques de paie des employés.

Compte-rendu

• Vous devriez recevoir un rapport de la banque ou société de paie montrant le montant du dépôt de chaque employé. Cochez cette information contre vos rapports de déduction des employés pour vérifier que le dépôt a été fait correctement. Vous recevrez des rapports d'impôt annuelles à utiliser lors de la préparation d'un formulaire W-2 pour chaque emploi. Ce rapport doit être généré automatiquement si votre entreprise paie gère l'employé HSA deposits.Each sera également obtenir des rapports avec son solde courant et des contributions annuelles et des retraits.