La définition des parties prenantes est large: Tout le monde qui est impliqué ou affecté par un projet est une partie prenante. Employés, clients, fournisseurs et actionnaires sont parties prenantes, et sont donc, par exemple, les résidents de la communauté où se déroule le projet. Un projet peut échouer parce que le gestionnaire ne sait pas qui sont les vrais acteurs sont, ou ne les a pas monter à bord. Compte tenu de la diversité des origines et des intérêts entre les parties prenantes, leur gestion nécessite un ensemble large et souple de compétences.