Méthodes de contrôle interne de liquidités

Vetting employés

• Contrôle de la trésorerie commence avec les gens. Les employés manipulation de l'argent - ou les équivalents de trésorerie, y compris les chèques et bordereaux de carte de crédit - doivent être soigneusement sélectionnés. Vérification du casier judiciaire, le dépistage de la drogue et de vérifier l'emploi précédent peuvent être parties du processus de vérification. Selon un journal du rapport de gestion et marketing de recherche sur l'impact de la criminalité sur les entreprises, "Des vérifications des antécédents doivent également inclure un rapport d'historique de crédit que certains employés peuvent recourir à des détournements de fonds de l'entreprise lorsque les pressions financières de la toxicomanie, l'adultère, le jeu ou les frais médicaux sembler insurmontable. "

Documenter les opérations

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  Garder les reçus de transactions de trésorerie permet comptabilité exacte et satisfait l'IRS en créant ce que le département américain du Commerce appelle une «piste de vérification incontestable." Numérotées, en deux parties reçus sont idéales car elles vous permettent de donner une copie de la facture à votre client et conservez l'autre copie pour vos dossiers. Comptage régulier des caisses enregistreuses peut aider à assurer l'exactitude. Calculatrices d'impression et de carnets de reçus peuvent également être utiles pour documenter les transactions en espèces.

Séparer les tâches

• Une partie du contrôle interne de liquidités met plus d'une personne en charge de la transaction au comptant d'audit. Les règles propres à l'Université de Yale pour séparer les tâches exigent que personne ne devrait être seul chargé de gérer les transactions en espèces initiales, la tenue de registres, le rapprochement des soldes, le transport ou un dépôt en espèces et d'approuver la tenue de livres. Selon l'Université de Yale, "Lorsque ces fonctions ne peuvent pas être séparés, un examen détaillé des activités de surveillance connexes est nécessaire comme une activité de contrôle compensatoire."

Sécurisation de trésorerie

• Installation de caméras vidéo et un coffre-fort à l'aide de gouttes pour stocker de trésorerie sont des méthodes de protection des espèces à des points où les transactions ont lieu. Attribution d'un employé et un superviseur de concert pour gérer votre entreprise 'coffre-fort ou faire des dépôts bancaires est une méthode qui permet de protéger l'argent avant et pendant son transit. Concilier les rentrées de fonds avec les dossiers de dépôts bancaires sur une base quotidienne et de procéder à des examens mensuels de la comptabilité globale de votre entreprise sont les moyens que vous pouvez garder les yeux attentifs sur les dossiers de trésorerie internes et prévenir des problèmes avec l'IRS.

Astuce IRS

• Selon l'IRS, "Si, dans une période de 12 mois, vous recevez plus de 10 000 $ en espèces d'un acheteur à la suite d'une transaction dans votre commerce ou une entreprise, vous devez le signaler à l'Internal Revenue Service (IRS) et le Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) sur le formulaire 8300. " Les entreprises ont 15 jours à compter de la date de réception d'une transaction unique en espèces de 10 000 $ ou plus de déposer le formulaire 8300 avec l'IRS.