Un budget de base doit inclure les coûts directs, les coûts indirects, les éventualités possibles, et le bénéfice attendu. Les coûts directs comprennent les matériaux, la main-d'œuvre et de l'équipement. Les coûts indirects incluent les frais généraux pour l'espace de bureau et le personnel ne sont pas directement impliqués dans le projet, ainsi que les coûts pour les téléphones, papeterie, affranchissement, Voyage, taxes et redevances.
Adhérant à un budget stimule la créativité. Lorsque les membres d'une équipe de projet ont une "l'argent est sans objet" attitude, ils ont tendance à jeter de l'argent à problèmes au lieu de trouver des solutions créatives pour eux.
Le scénario de référence de budget pour un projet peut changer pour deux raisons. La portée du projet peut se développer, nécessitant de nouvelles ou plus coûteuses postes budgétaires. Au cours du projet, une ou plusieurs tâches peuvent avoir été sous-estimée et la ligne de base doivent être mis à jour.
L'évaluation de l'état d'avancement du projet par rapport à la ligne de base propose l'organisation la possibilité de modifier la portée d'un projet ou l'annuler. Un projet avec des dépassements de coûts lourds pourrait exposer une faiblesse dans l'estimation originale de la rentabilité potentielle, ou une faiblesse dans le gestionnaire de projet. Sans la ligne de base, la mesure de la réussite ou l'échec du projet est impossible.