Qu'est-ce qu'un système de décaissement?

Bon de commande

• Beaucoup d'entreprises exigent l'utilisation des bons de commande pour démarrer le processus de décaissement. Les gestionnaires ou employés qui désirent des marchandises pour leur département doivent remplir les documents nécessaires. Un ordre d'achat détaille le fournisseur de nom, la quantité, la description et le coût des marchandises et à une courte raison de la nécessité de l'article. Les ordres d'achat ont souvent de multiples copies. On reste avec l'auteur, l'autre va à la gestion et une troisième pour le département de la comptabilité.

Processus d'approbation

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  Les décaissements requièrent généralement l'approbation d'un gestionnaire. Les entreprises peuvent fixer des limites en dollars pour permettre aux petits achats. Cela empêche embourber un département en limitant complètement le système de décaissement. Décaissements importants entraîneront examen par la direction de l'ordre d'achat demandant biens ou de services. Les comptables généralement pas agir sur un ordre d'achat non autorisé. L'autorisation de la direction est un contrôle nécessaire pour éviter le gaspillage du capital d'une entreprise.

Journal des décaissements

• Comptables enregistrent tous les décaissements dans un journal spécifique. Cela permet référence à des moments plus tard lors de l'examen ou de concilier les décaissements avec les bons de commande. Comptables seront seulement enregistrer les transactions impliquant l'argent dans ce journal. Les entrées de journal comprendront la date, une brève description et montant relatif au décaissement. Une entrée correspondante est nécessaire dans une autre revue pour terminer l'entrée. L'autre compte est généralement une dépense ou un compte d'actif dans le grand livre général.

Réconciliation

• Entreprises ont souvent besoin de réconciliation entre le journal des sorties de trésorerie et leur compte bancaire. Ce rapprochement permettra d'assurer tous les paiements effectués clairement la banque et aucun restent en suspens. Comptables préparent un bref rapport qui liste tous les décaissements actuellement en circulation. Ceux-ci comprennent des chèques non encaissés par les fournisseurs ou les autres parties. La recherche est souvent nécessaire afin de déterminer pourquoi les paiements ne parviennent jamais à leur destination. Comptables continuent ce rapport chaque période comptable pour assurer la revue de décaissement équilibre chaque période.