Commencez processus de candidature précoce
Lancer le processus de l'évaluation des soumissions lorsque vous développez les spécifications avant d'envoyer des sollicitations qui cherchent des offres. Construire dans les spécifications d'une compréhension ou une liste spécifique, des critères qui vont déterminer le soumissionnaire retenu. Parfois, les critères ne sont pas explicitement afin que les soumissionnaires ont la possibilité de proposer des idées créatives. Dans la plupart des cas, les critères sont précis parce que le produit ou le service doit répondre à des spécifications complexes ou vous cherchez à assurer que le processus de soumission est aussi ouvert et équitable que possible.
Sélectionnez personnel pour examiner les offres
Sélectionnez personnel pour examiner les offres que vous recevez qui ont des compétences pertinentes, de comprendre toutes les données sont confidentielles et acceptent la date limite de demande comme définitive. Si elles ne sont pas déjà, puis le personnel devrait élaborer des critères spécifiques, des pondérations et une méthodologie de sélection avant d'ouvrir les soumissions.
Examinez les offres de réactivité
Ouvrez toutes les offres dans le même temps, peu après la date limite de soumission est passée. Examinez chaque réponse à assurer qu'elle respecte toutes les exigences énoncées dans votre sollicitation. Rejeter bids- répondant pas ne pas les revoir. Si le personnel est incertain sur un élément dans l'offre, puis un protocole préalablement déterminé peut être suivie qui permet une demande écrite à la clarification et une réponse en temps opportun écrite du soumissionnaire.
Comparer les offres et sélectionner enchère gagnante
Comparez les offres en fonction de vos critères et pondérations. Un format simple pourrait énumérer plusieurs critères et le pourcentage du total que chaque critère compte pour. Par exemple, un critère vaut 20 pour cent pourrait être la capacité du soumissionnaire à compléter avec succès toutes les exigences de production et sa réputation pour répondre aux exigences sur le temps et le budget. Un autre critère vaut 20 pour cent pourrait être la sélection de l'offrant pour la qualité du matériel qu'il utilisera. Un troisième critère vaut 15 pour cent pourrait être l'utilisation de l'offrant divers sous-traitants dans les pays importants pour vous et précisés dans le document d'appel d'offres. Le dernier critère vaut 45 pour cent pourrait être rentable. Ce critère pourrait être divisé en plusieurs sous-unités, telles que les calendriers de paiement, les primes pour la réalisation du projet au début et le nombre de changements dans les spécifications sans frais supplémentaires.
Obtenir l'approbation de la haute direction
Prévenir la haute direction de l'enchère gagnante. Expliquer les raisons de ce choix, et obtenir l'approbation d'annoncer l'attribution.