Souvent, quand une organisation cherche de l'aide à l'extérieur pour un projet, il émet un appel d'offres ou une demande de proposition. Entrepreneurs répondent alors à la DP, décrivant comment ils peuvent aider avec le projet et pourquoi leur entreprise ou de l'équipe est la meilleure option pour le travail. Afin de recevoir des réponses les plus complètes et faire le bon choix, demandes de propositions doivent inclure des informations de base.
Vue d'ensemble
Une demande de propositions doit toujours commencer par une introduction et un aperçu de l'organisation dont émane la demande, et le problème ou projet où l'aide est nécessaire. L'introduction est généralement pas plus d'un paragraphe ou deux, et doit également inclure la date d'échéance pour le projet et le budget proposé. Y compris cette information aide les entreprises à prendre une décision sur l'opportunité de répondre à la demande de propositions.
Détails du projet
La deuxième partie d'un appel d'offres doit fournir des détails sur le projet ou un programme spécifique. Fournir des détails sur le but et la structure du projet ainsi que des détails concernant l'équipe de travail sur elle, l'emplacement, le calendrier et le statut. Cette information aide les répondants comprennent le contexte de projet- ils peuvent alors adapter leur réponse aux besoins de l'organisme demandeur.
Portée de service
Un détail DP de ce que vous incontournable services vous cherchez à partir d'une société externe. Cette portée du service est probablement la partie la plus importante de la DP, puisque les entreprises qui ont répondu prendront grand soin d'élaborer des propositions qui répondent à tous vos besoins. Alors que vous devez inclure des tâches spécifiques qui sont essentiels à la réalisation du projet, la liste des services requis doit être assez générale, que chaque entreprise répondant aura sa propre approche du projet. Permettre aux entreprises de l'extérieur pour détailler leurs idées et leurs processus peut vous aider à prendre une décision plus éclairée sur la meilleure compagnie pour le travail.
Budget
Alors que certaines entreprises qui émettent des appels d'offres hésitent à inclure des informations budgétaires, si vous avez un budget strict, alors l'inclure dans la DP. La DP doit inclure une section demandant entreprises au détail comment ils prévoient d'utiliser le budget, ainsi que la répartition de leurs exigences et les procédures de facturation et de paiement. Inclure également des informations sur le type de contrat que vous accordez et la durée du contrat.
Qualifications
Lorsque vous choisissez une firme externe pour travailler avec votre entreprise, vous voulez la meilleure entreprise, plus qualifiés que vous pouvez vous permettre. La DP doit inclure une section où les entreprises répondantes peut détailler leurs qualifications pour le poste. Si vous recherchez une expérience spécifique, puis demander aux répondants de détailler leurs compétences et leur expérience dans ce domaine. En outre, demander des références, soit pour la société dans son ensemble ou pour les membres de l'équipe.
Évaluation et présentation
RFP doivent inclure une ventilation des critères d'évaluation et les orientations pour la présentation de la proposition. Soyez clair et précis, indiquant la date et l'heure de la date limite, ainsi que d'une adresse spécifique où vous recevrez des propositions. Si il ya des circonstances qui mèneraient à une disqualification immédiate, alors inclure ceux aussi bien.