Jusqu'à récemment, les petites entreprises ont été condamnées à des inventaires périodiques - ceux laborieuse une fois par semaine, une fois par mois ou même une fois par année le nombre de manuel de ce qui est en stock. Maintenant, les outils existent pour les petites entreprises de garder une perpétuelle inventory- cela est le décompte en temps réel que les grandes entreprises utilisent, ce qui fournit une compréhension en temps réel de profit, et une meilleure capacité à éviter les surstocks et les ruptures de stock. Les outils sont aussi sophistiqué que d'un système logiciel dédié, ou aussi simple que d'utiliser la fonction de contrôle de l'inventaire d'un programme comme Quicken Small Business.
Système Perpetual
Le système perpétuel de la gestion des stocks prend un inventaire en temps réel. Il met à jour ce compte chaque fois qu'un élément de l'inventaire est vendu ou consommé. Cet inventaire peut être la matière première, ou les travaux en cours, ou des produits finis. Chez un détaillant, cet inventaire est des produits finis dans le stockage ou sur les étagères. Chez un concessionnaire automobile, cet inventaire comprend les voitures, mais aussi toutes les pièces dans sa zone de service, qui seront consommés. Une entreprise peut maintenir un inventaire d'actifs distincte, pour les produits qu'il ne vend pas à un consommateur (par exemple, les outils dans un atelier d'usinage).
Avantages
Le système perpétuel de l'inventaire peut être automatisée, économisant ainsi les frais de main-d'œuvre, les heures supplémentaires et l'interruption d'activité. Le magasin American Apparel à l'Université Columbia à New York a prétendu avoir sauvé 60 heures par mois, par le comptage de l'inventaire permanent automatisés. Au fil du temps, l'entreprise peut développer une compréhension des stocks optimale - ce qui est suffisant, ce qui est trop. Une compréhension en temps réel de l'inventaire permet à l'entreprise de mettre en min / max paramètres réalistes pour inventory- fois l'inventaire passe en dessous d'un minimum, l'entreprise reconstitue cet inventaire. Si l'inventaire dépasse un maximum, l'entreprise peut mettre plus de commandes ou la production en attente, jusqu'à ce que les stocks excédentaires est consommé.
Outils
Un outil clé dans l'inventaire perpétuel est une sorte d'identification automatisée, ou auto-ID, comme les codes à barres ou l'identification par fréquence radio (RFID). Le magasin American Apparel utilisé des étiquettes RFID sur ses articles d'habillement. Un autre détaillant peut simplement compter sur les codes-barres et scanners - un outil plus manuel que RFID, mais toujours précis. Pour un détaillant, un système de logiciel de point de vente informe l'entreprise ce que l'inventaire a été diminué. Une petite entreprise plus sophistiquée peut investir dans une application comme Business One de SAP Software, tandis qu'une très petite entreprise peut probablement vous en tirer avec les capacités d'inventaire dans une Quicken ou QuickBooks.
Considérations et exceptions
Une entreprise comme un détaillant va simplement perdre inventaire par égarement, mis-navires et le vol, qui un simple comptage de point de vente l'inventaire ne sera pas attraper. Une entreprise comme un restaurant, avec une consommation constante et un flux régulier de fournisseurs, est mieux «à l'œil» de son inventaire et de passer des commandes les réserves diminuent. Cette forme physique de l'inventaire est parfaitement efficace, tout un système d'inventaire automatisé coûterait plus cher en temps et en argent pour mettre en œuvre que ce serait revenir.