Cinq caractéristiques d'un rapport d'activité effective

Exhaustivité

• Rapports besoin d'être complet dans ce qu'ils essaient de transmettre. La meilleure façon d'assurer la complète rédaction du rapport est de vous assurer de couvrir l'ensemble de vos objectifs. Par exemple, les objectifs d'un rapport de recherche en marketing peuvent être de déterminer les niveaux de satisfaction de la clientèle avec des produits, prix et service à la clientèle. En outre, votre objectif peut inclure découvrir pourquoi certains clients ont cessé d'acheter vos produits ou services. La structure d'un rapport d'activité typique comprend une introduction, développement et conclusion. Vous devez également inclure un résumé des gestionnaires ou des collègues qui ont le temps de scanner les résultats de votre rapport seulement. Utilisez des puces dans votre résumé, et de souligner que les points ou résultats les plus significatifs.

Précision

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  Vos rapports doivent toujours être précis lorsqu'il indique faits ou des chiffres. Par exemple, les responsables du marketing peuvent vouloir entremêler l'information financière dans leurs rapports. Le directeur des finances peut donner au gestionnaire de la recherche en marketing avec des ventes trimestrielles et des profits pour les deux années différentes. Il appartient au gestionnaire de la recherche en marketing de déclarer ces ventes et les profits avec précision quand les inclure dans un rapport. De même, vous aurez besoin de sauvegarder certaines de vos déclarations avec des références. Par conséquent, vous devez vous assurer que vous comprenez parfaitement les déclarations d'un autre auteur avant de faire des références à eux.

Utilisant un langage simple

• Le message dans votre rapport doit être simple, selon le site internet Entrepreneur. Vous devriez écrire vos rapports comme si vous vous adressez à quelqu'un avec un diplôme de premier cycle. Utilisez des mots simples et des explications pour des idées ou des sujets abstraits. Un gestionnaire doit également éviter d'utiliser des termes techniques lorsque aborder les membres du public à l'extérieur de son domaine. Par exemple, les professions de la recherche en marketing doivent utiliser des mots comme "choix multiple" et "fill-in-the-blank" en lieu et place des termes de recherche marketing "ouvert" et "fermé-ended", respectivement. Aussi, gardez les phrases courtes et au point.

Corriger orthographe, la ponctuation et de verbe

• Il est tout simplement aucune excuse pour distribuer de rapports ayant une orthographe ou de grammaire. Toujours exécuter vos rapports par le vérificateur orthographique sur votre ordinateur. Demandez à quelqu'un de relire votre rapport d'erreurs ou d'utilisation des temps de verbe mauvaises grammaticales possibles. Assurez-vous que vous incluez virgules, des points d'interrogation et points d'exclamation dans les endroits appropriés de tous les rapports.

Utilisez une voix active

• Voix active vous permet d'écrire avec autorité dans vos rapports, par opposition à la voix passive. Utilisez des mots ou des phrases comme exécuté, géré et contrôlé à la place de leurs homologues passives: l'exécution, la gestion et l'arpentage. Utilisez des mots qui se terminent par «ed», car ils représentent une voix plus active.