Techniques de rédaction de rapports

Étapes

• La première technique que vous devez comprendre par écrit un rapport efficace est de reconnaître les quatre étapes du processus de rédaction du rapport. Ces étapes sont rapport Préparation- la planification ou de l'arrangement de l'ordre de rapport de Présentation- écriture du reporting et de perfectionner ou de la révision du rapport de sorte que le projet final efficace et l'efficacité transmet le message que vous devez transmettre le rapport au rapport, comme décrit à l'école de l'informatique et de la technologie sur le site Eastern Mennonite University.

Préparation

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  Certains rapports avec des fins limitées peuvent impliquer que deux activités de phase de préparation à la fois axée sur un processus d'identification. Ces techniques consistent à identifier le type de rapport que vous avez besoin d'écrire et ensuite identifier l'audience du rapport avec les besoins du public en termes de l'information que vous communiquer. Vous aurez probablement rédiger un rapport dans un style différent pour un professeur de collège que vous voulez pour un directeur technique dans un environnement d'affaires. D'autres rapports, cependant, peuvent nécessiter des activités de préparation supplémentaires. En particulier, vous pouvez avoir besoin de faire de telles activités de recherche en tant que matériau le rapport exige la lecture ou en interviewant des experts dans une discipline professionnelle. Vous avez besoin d'un bon sens des données que vous attendez pour inclure d'avancer de la préparation à la planification, ou de l'arrangement, la phase du processus de rédaction du rapport.

Planification

• Certains écrivains d'affaires professionnels considèrent la phase de planification comme égale ou même supérieure à la phase de l'écriture réelle rapport quand il vient à la rédaction de documents d'affaires efficaces. Une bonne planification peut aider un écrivain plus facilement rédiger un rapport efficace en établissant les sections à l'avance, de façon ordonnée logique. Cela permet à l'écrivain dans un sens tout simplement "remplir les blancs" pendant le processus d'écriture. Lorsque vous avez tous, ou même plus, des données sur lesquelles vous baser votre rapport en main, planifier la façon dont vous souhaitez organiser les données, et la liste des titres de section que vous devez incorporer dans votre rapport.

Rédaction

• Groupe vos données de recherche en fonction des titres de section, et d'écrire chaque section pour transmettre un message conforme à l'objet du rapport et le but de chaque section.

Révision

• Au cours de révision, examiner le projet de rapport original de tous les défauts qui rendent le rapport moins efficace qu'il pourrait l'être. Dans cette étape, chercher verbiage, le manque de clarté dans les phrases et des paragraphes, le jargon ou le langage trop technique et l'utilisation de passif ou voix active. Ressaisissez votre rapport autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que vous éliminez des problèmes dans l'une de ces zones. Le rapport doit ensuite couler ensemble afin de communiquer l'objectif du rapport en, phrasé clair et concis avec une présentation ordonnée de l'information.