Un bon employé politique de rapport de dépenses est conçu pour répondre à la plupart des mêmes questions comme un bon article de journal: qui, quoi, quand, où et comment. En abordant efficacement chacun de ces éléments, vous aurez non seulement établir des lignes directrices visant à normaliser le dépôt de dépenses d'entreprise, mais aussi de maintenir une piste de papier propre pour le dépôt des déductions fiscales de fin d'année et de survivre toute audits avenir avec un minimum de tracas.
Qui
Une politique de remboursement des dépenses définit qui est responsable pour le dépôt d'un rapport de dépenses. En règle générale, tous les employés qui cherchent le remboursement des dépenses d'affaires hors de la poche sont tenus de déposer un reporting de dépenses, toutefois, les employés qui ont utilisé une carte de crédit de l'entreprise pour acheter des biens et des services pour le compte de la société peuvent également être tenus de déposer un rapport . En outre, les employés qui reçoivent des avances de trésorerie pour des dépenses telles que Voyage peuvent être tenus de déposer un rapport à fournir la preuve que l'avance a été consacré aux dépenses d'affaires admissibles. La politique peut également définir fournisseurs privilégiés comme un moyen de contrôler les coûts.
Quoi
Pas tous les frais encourus par un employé peuvent être admissibles à un remboursement. Par exemple, un vendeur peut divertir les clients potentiels avec dîner et boissons au cours de routine de la sollicitation de l'entreprise. La société peut adopter une politique pas d'alcool et de refuser l'inclusion des boissons sur un rapport de dépenses. Alors que l'Internal Revenue Service considère certain kilométrage encouru par les salariés comme remboursables, la société peut exiger un certain kilométrage être consignés sur un formulaire distinct des charges qui comprend les détails des rapports supplémentaires que devraient normalement être capturé sur un rapport de dépenses standard, ou il peut choisir d'adapter un pas kilométrage-remboursement politique et de calculer le coût de Voyage comme une partie du salaire de l'employé.
Où
Politique de dépenses de l'entreprise est établi à normaliser les pratiques de reporting et de fournir comptabilité et de gestion des dépenses documentées pertinentes. Selon la façon dont les pratiques de reporting étendues, le nombre de ministères au sein de l'entreprise et le type de travail effectué par l'employé, la politique de rapport de dépenses mes exigent de leurs employés pour documenter certaines dépenses sur les différentes formes ou dans des sections spécifiques sur une forme. Par exemple, les achats de repas sont déductibles d'impôt à des taux différents, selon que les repas sont achetés dans le cadre des frais de voyage ou comme un moyen de fournir aux employés le déjeuner à leur bureau. La politique de dépense doit expliquer la différence et de définir les besoins de l'entreprise.
Quand
Dépôt en temps opportun des rapports de dépenses commerciales meilleure comptabilité permet de facturer les frais de retour à des projets spécifiques et d'adapter les recettes qui peuvent avoir été généré à partir du incurrance de ces coûts à la dépense réelle. Fournir une date limite pour le dépôt des rapports de dépenses et de fournir aux employés un calendrier quand ils peuvent s'attendre à un remboursement.
Comment
Rapports de dépenses de retraitement prend du temps. Donner aux employés les instructions nécessaires afin de rapporter correctement les frais la première fois. Cela comprend la définition de qui peut approuver les rapports de dépenses, ce qui forme normalisée, les dépenses devraient être déclarées et ce que les dépenses doivent être accompagnés d'un reçu de caisse.
Souple
Alors qu'une bonne politique de rapport de charges de personnel est assez approfondie pour aborder la plupart des questions un employé peut avoir sur le dépôt pour le remboursement des frais, il devrait également être suffisamment souple pour s'adapter à des changements de code des impôts et la charge excentrique rares qui ne rentre pas facilement dans le catégories de rapports de dépenses existants.