L'employeur doit rembourser kilométrage?

Notions de base des frais de kilométrage

• Lorsque les employés passent une partie ou la totalité de leurs journées de travail en voiture de différents rendez-vous ou les destinations, ils encourent non seulement les coûts du gaz, mais l'entretien de la voiture, l'inscription, l'assurance et les frais d'amortissement. Les employés peuvent essayer d'identifier et ajouter tous ces différents coûts, mais il est un processus compliqué. Comme alternative, l'IRS émet un taux de remboursement de kilométrage standard sur une base annuelle. Selon ce modèle, les employés et les employeurs peuvent calculer les frais de kilométrage en multipliant le montant de miles parcourus par le taux de kilométrage standard actuel. Pour 2014, le taux de kilométrage standard était de 56 cents par mile parcouru.

Options de remboursement

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  Les employeurs ne sont pas tenus de rembourser les employés pour le kilométrage. Cependant, beaucoup choisissent de le faire pour les avantages fiscaux. Tant que l'employeur tient des registres des frais de personnel et vérifie que les dépenses sont liées à l'entreprise, le paiement de remboursement est libre de l'employé et une déduction fiscale pour l'employeur impôt. Si un employeur ne choisit de rembourser les frais, la méthode la plus simple est d'utiliser le taux standard de l'IRS. Selon cette méthode, l'employé enregistre simplement le nombre de miles parcourus pour le travail par le compteur kilométrique du véhicule lecture. L'employeur peut choisir un autre taux de remboursement, mais doit tenir des registres de dépenses détaillés pour confirmer la dépense.

Calcul Kilométrage

• Pour être considéré comme une dépense d'entreprise, miles parcourus doivent être liées au travail ou à l'entreprise. Toutefois, l'IRS ne permet pas le remboursement de l'employé pour le kilométrage qui fait partie d'un trajet quotidien. Cela signifie que si l'employé est de conduire à un client ou un site comme un autre lieu de travail pour la journée, il doit soustraire le kilométrage de trajet normal à partir de la dépense. Par exemple, si un employé conduit à un site de 10 miles au lieu de son lieu de travail normal, qui est de 7 miles de distance, à seulement 3 miles dans chaque sens sont admissibles à un remboursement.

Alternatives pour les employés

• Les employés qui reçoivent aucun remboursement ou remboursement partiel pour le kilométrage de travail ne sont pas complètement hors de la chance. Les contribuables peuvent déduire les frais non remboursés sur le formulaire 2106, «Frais professionnels des salariés." Le montant qui peut être déduit est la différence entre le taux de kilométrage standard - ou les dépenses réelles si l'employé choisit un calcul détaillé - et le montant remboursé à l'employeur. Pour bénéficier d'une déduction d'impôt, le contribuable doit détailler ses déductions, et ses frais divers doit dépasser 2 pour cent de son revenu brut ajusté.