Politiques et procédures corporatives voyage

Mise en œuvre

• Les politiques et les procédures de voyage entreprise doit être élaboré en fonction des besoins de voyage de la société et doivent supporter le poids de l'approbation de la direction. Les politiques et procédures doivent être sous forme écrite et distribué aux employés. Politiques de voyages devraient énumérer les conséquences de la non-conformité, y compris les motifs de refus de rembourser et les infractions de non-conformité qui pourraient entraîner la résiliation. Les entreprises devraient également établir des exigences pour la tenue des dossiers et un processus officiel pour la révision des politiques et procédures de voyage et de distribuer les changements aux employés.

Voyage officiel

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  Politique de Voyage d'entreprise définit Voyage officiel aux fins de remboursement. Université Vanderbilt définit Voyage officiel que le mouvement d'affaires officiel de l'université entre le domicile de l'employé ou de lieu de travail habituel vers une autre destination et retour à la maison ou au travail. L'université exclut de la définition officielle de Voyage de Voyage entre le domicile et le lieu de travail d'un employé.

Limites de remboursement

• Politique de Voyage d'entreprise fixe les montants ou les limites de remboursement, comme les taux de kilométrage, les repas, les frais d'hôtel et per diem. Politique pourrait permettre le remboursement des pourboires et de limiter le remboursement des vols d'avions à la classe économique. Certaines sociétés contrôler les coûts en exigeant voitures compactes où les locations sont nécessaires ou en limitant les employés à l'aide de fournisseurs de transport avec laquelle la société a conclu un contrat.

Autorisation

• La politique d'autorisation peut inclure les signatures requises donnant la permission de voyager. Certains Voyage pourrait exiger la signature d'un superviseur, tandis que hors d'état ou Voyage internationale pourrait exiger une autorisation d'un dirigeant ou cadre supérieur. L'autorisation préalable pourrait exiger la présentation de la documentation pour le Voyage. Une société peut exiger d'un employé de soumettre des formulaires d'inscription dûment remplis pour la formation ou une conférence. Autorisation pourrait être nécessaire pour un autre ministère à fournir une avance de Voyage pour acheter des billets ou de payer d'autres dépenses.

Approbation

• Après l'achèvement de Voyage, les employés soumettent formes de voyage et les documents requis, tels que reçus, factures d'hôtel et une autre preuve des dépenses. Les politiques et les procédures de voyages d'affaires exigent habituellement la soumission de tous les documents exigés, dans un délai déterminé après Voyage, avant l'approbation de rembourser est accordée.