La petite caisse est un système utilisé par les entreprises pour administrer les paiements sur les achats de faible valeur, tels que les timbres ou des agrafes. Il est conçu pour les situations où soit il serait trop compliqué à écrire un chèque, puis prendre soin de la paperasse en résultant, ou un paiement par carte de crédit ou chèque ne serait pas accepté par le détaillant ou fournisseur de service. La petite caisse est une petite quantité d'argent disponible pour couvrir ces achats.
Régie est un système utilisé pour coordonner les dépenses de la petite caisse avec les comptes financiers globaux de l'entreprise. Elle implique l'entreprise écrit d'abord un chèque pour le montant à être utilisé pour la petite caisse, parfois connu comme un flotteur, avec la totalité du montant alors répertorié comme une charge pour la société. Le chèque est encaissé et un employé est chargée de l'exploitation du fonds de petite caisse.
Les personnes qui travaillent pour l'entreprise peuvent faire de petits achats au comptant en utilisant leur propre argent, soumettent ensuite un reçu pour l'achat affaires liées à la personne exploitation du fonds. Les mains du contrôleur de fonds plus de l'argent pour rembourser le travailleur, qui remplit alors un bon de caisse à reconnaître le remboursement. Le contrôleur de fonds rassemble les pièces justificatives et, quand ils totalisent une grande quantité - peut-être plus du flotteur d'origine - il les soumet à la société comptable. Le comptable écrit un nouveau chèque à émettre l'argent pour renflouer le fonds de petite caisse.
Le système de caisse d'avances permet de réduire les coûts de la paperasserie et les coûts de transaction, et peut être un moyen d'utiliser le temps de gestion plus efficace. Une entreprise pourrait décider de fixer une limite pour les demandes individuelles sur la petite caisse, en dessous de laquelle les employés ne doivent autorisation préalable à dépenser de l'argent, tant qu'ils obtiennent un reçu montrant qu'il est une dépense d'entreprise légitime. Cela évite de perdre du temps un gestionnaire avec de petites quantités - Questions littéralement petits - tout en conservant sa supervision sur de plus grandes dépenses.
Parce que les sommes en jeu sont relativement petites, il ya une possibilité pour la personne qui exploite le fonds de petite caisse à détourner de petites quantités qui ne sont pas facilement remarqué mais peut bientôt ajouter. Cela nécessite deux formes de contrôle par une autre partie. La première consiste à effectuer des vérifications périodiques de la petite caisse: l'argent restant ainsi que les bons de petite caisse doivent toujours ajouter jusqu'à concurrence du montant du fonds d'origine. Une autre est de vérifier que les bons sont légitimes, soit en vérifiant les reçus ou le contrôle avec les employés qui ont passé l'argent. Le temps et le coût de le faire ne sont pas toujours l'emporter sur les économies potentielles anti-fraude.