Procédures de petite caisse

Preuve de tous les achats de fichier

• Lors de l'exécution d'un fonds de petite caisse, la première chose que vous devez faire est d'établir un système de tenue de dossiers efficace et fonctionnel. Vous devriez obtenir reçus et des factures pour chaque transaction où la petite caisse est utilisé et en faire des copies. Cela garantit que vous avez deux fichiers séparés au cas où vous perdez un reçu. Ne pas bourrer vos reçus dans un dossier, mais les classer chronologiquement et envisager de mettre les recettes dans des dossiers distincts pour chaque mois.

Établir utilisations acceptables pour la petite caisse

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  Ne pas utiliser la petite caisse sans discernement. Vous devriez avoir des lignes directrices spécifiques fixés pour ce que vous pouvez utiliser l'argent et ce que vous ne pouvez pas. Par exemple, acheter de l'alcool avec des fonds serait habituellement une utilisation inacceptable, même si l'alcool était un événement social business-parrainé. Pour vous-même et toute autre personne ayant accès à l'argent protéger, vous devriez avoir des règles sur ce que sont les dépenses acceptables écrite.

Contrôler l'accès

• Toujours garder votre petite caisse enfermé. Vous pouvez le conserver dans quoi que ce soit d'un tiroir à un placard pour un coffre-fort, mais éviter de garder dans des boîtes portables ou autres récipients de stockage qui peuvent être déplacées ou transportées facilement. Ne donnez pas de touches ou combinaisons à plus de quelques personnes. Idéalement, vous ne devriez donner une ou deux personnes sur une touche, et d'avoir quelqu'un d'autre demander ces porte-clés pour les liquidités dont ils ont besoin.

Effectuer des vérifications périodiques

• Pour vous assurer que votre caisse est utilisée de manière appropriée, effectuer des vérifications périodiques. Audits efficaces ne sont pas annoncées et le but est de vérifier de manière aléatoire sur les dossiers, les procédures et le contrôle de votre petite caisse comptable. Sans vérifications, fonds de petite caisse peuvent être sujettes à une mauvaise utilisation ou une mauvaise gestion. La façon la plus simple d'effectuer une vérification est d'avoir un gestionnaire qui n'a pas accès à l'argent check-in sur le fonds toutes les quelques semaines.