Entreprises de conclure des contrats de maintenance prépayé pour plusieurs mois à la fois. L'entreprise paie la totalité du montant du contrat à l'avant et la société de maintenance promet de fournir le service pour la durée du contrat. Lorsque la société entre dans le contrat, la société enregistre le contrat comme un actif payé d'avance dans les documents comptables. Le comptable records cette par le débit "Prepaid contrat de maintenance" et en créditant «Cash» pour le montant payé pour le contrat.
À la fin de chaque période, une partie de l'expiration du contrat. Au cours de la période, l'entrepreneur fournit des services de maintenance à l'entreprise. Depuis le paiement intégral a été déjà fait, aucun autre paiement sont nécessaires. Toutefois, l'expiration de la partie du contrat doit être enregistré. Le comptable détermine le montant du contrat qui a expiré en prenant le paiement intégral pour le contrat et en le divisant par les périodes de numéro couverts par le contrat. Les débits de comptable "des dépenses de maintenance" et les crédits "Prepaid contrat de maintenance" pour le montant en dollars de la partie expirée du contrat.
Contrats de maintenance prépayées sont les comptes courants d'actifs. Un actif actuel sera utilisé dans l'année. Un contrat d'entretien prépayé dépasse rarement un an et est considéré comme un actif courant. Le bilan divise actifs en actifs courants et les actifs non courants. Le bilan présente les actifs actuels en premier.
Le compte de résultat communique rentabilité de l'entreprise en soustrayant les dépenses des revenus pour déterminer le revenu net. Le comptable comprend tous les frais d'exploitation. La partie expirée du contrat de maintenance, ou «frais de maintenance," se rend compte de la déclaration de revenu pour arriver au revenu net de la société.