Comptes procédures de contrôle des documents à payer

Timbre à date de la facture

• La personne responsable de l'ouverture du courrier quotidien devrait dater timbre chacun comptes créditeurs facture reçue avec la date de la journée en cours. Horodatage vous permet de suivre la quantité de temps qu'il faut pour payer une facture à votre entreprise. La datation des factures personne devrait noter les différences de temps importantes entre la date d'émission de la facture et la date de réception. Peuvent avoir besoin de factures par la poste semaines après génération à être poussé à travers le processus des comptes fournisseurs rapidement pour éviter les frais de retard.

Code de la facture

• 
  
  
  
  

  L'employé responsable de la création ou la gestion de la dépense écrit le code pour le compte du grand livre général approprié sur la facture et compare la facture pour le budget restant pour ce compte de dépenses. Si le compte du grand livre général sera sur le montant prévu au budget une fois que vous traitez la facture, l'employé devrait inclure une explication de l'excédent à la facture.

Obtenir l'approbation des factures

• Les gestionnaires sont responsables de l'examen et l'approbation de tous les comptes de factures payables qui entrent dans leur zone de contrôle. Le gestionnaire examine le codage sur la facture pour la précision et toute explication de surconsommation de budget pour la rigueur. Le gestionnaire puis paraphe et date de la facture de sorte que le comptable connaît le gestionnaire a approuvé la facture pour paiement.

Préparer l'Vérifier

• Le comptable examine la facture pour assurer les approbations et les explications appropriées pour les excédents sont inclus sur la facture. Le comptable également double-vérifie le codage sur la facture et des questions tout codage qui semble être dans l'erreur. Une fois que le comptable est satisfait de l'approbation et le codage de la facture, il prépare un chèque pour le paiement.

  Chèques d'entreprise doivent comprendre deux talons de chèque: un talon de chèque pour l'émetteur et un talon de chèque pour le destinataire. Le talon de chèque doit inclure la date de la facture, le numéro de facture et le numéro de compte de l'entreprise, si le vendeur attribué un. Le contrôle de l'émetteur stub peut inclure le codage du grand livre général, si désiré. Faites une copie de la facture pour vos dossiers et agrafer le chèque de rachat talon vers le haut de la facture. Déposer une copie de la facture pour soutenir la charge en cas d'audit ou pour la recherche comptable.