Plusieurs grands fabricants de logiciels de comptabilité offrent des versions de leur logiciel de comptabilité spécialement conçus pour les organismes sans but lucratif ou qui comprennent des caractéristiques qui les rendent assez polyvalent pour une utilisation à but non lucratif. Sage Comptabilité et QuickBooks d'Intuit, par exemple, offrent des logiciels et de l'assistance à but non lucratif spécifique. Dynamics GP de Microsoft fournit une solution de gestion de l'argent pour les organismes sans but lucratif qui comprend la gestion des subventions et des fonctions de reporting. Ce ne sont que quelques-uns des logiciels disponibles (voir Ressources).
Déterminer les types d'activités dont vous avez besoin pour suivre avec votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez avoir besoin de suivre les demandes de subventions et des recettes, des collectes de fonds, des ventes aux enchères, les revenus des abonnements et cotisations, les dons récurrents et individuels, les dépenses et la masse salariale et des renseignements fiscaux. Votre équipe financière devrait être d'accord sur la pertinence de l'emballage pour gérer vos activités. Si votre organisation est de petite taille avec des besoins simples, vous pouvez tout simplement besoin d'un logiciel de tableur avec des modèles de budgétisation. Si vous avez une variété de types de revenus et de dépenses, un logiciel de comptabilité commerciale plus complète est probablement le meilleur pour vous.
Beaucoup de sociétés de logiciels proposent des tarifs réduits pour certifié 501 (c) (3) organismes sans but lucratif, mais il ya des limites. Microsoft a également un programme de subvention de logiciel qui donne son logiciel à certains organismes sans but lucratif qualifiés sur une base de cas par cas. Même si vous ne pouvez pas obtenir le logiciel du fabricant gratuitement ou à un taux réduit, vérifiez auprès de vos donateurs. Quelqu'un parmi vos partisans peut être disposé à acheter le logiciel comme un don déductible d'impôt pour l'organisation.
Assurez-vous de comprendre une formation raisonnable du coût du logiciel. Il peut être plus approprié d'avoir seulement une ou deux personnes prennent la formation formelle qui vient avec le logiciel, et réserver une formation supplémentaire payé pour éventualités futures. Ceux qui reçoivent la formation formelle peut ensuite former les membres du personnel sur les éléments du logiciel ils sont responsables. Garder plusieurs personnes formées sur le logiciel garantit que vous avez une équipe de l'argent gestion qualifiée, même si une personne doit quitter l'organisation.